Administrativ-Assistentin FR-ENG
Move UP SA
GenèveFestanstellungVeröffentlicht 16.5.2026
Über den Job
Du unterstützt als Administrativ-Assistentin eine private, international tätige Kulturstiftung in Genf. In dieser Schlüsselrolle bist du das Rückgrat des administrativen Teams und arbeitest eng mit der Executive Assistentin und der Geschäftsleitung zusammen.
Aufgaben
- Korrespondenz in Französisch und Englisch, Dokumentenverwaltung und Terminkoordination für die Geschäftsleitung
- Logistische Vorbereitung von Direktionssitzungen, Koordination von Reisen und Verfolgung von Tagesordnungen
- Verwaltung von E-Mail-Boxen, Telefonempfang, Postbearbeitung und Verfolgung von Spesenabrechnungen
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Budgetüberwachung der Betriebsausgaben
- Zusammenarbeit mit anderen Assistentinnen für eine koordinierte und reibungslose Betriebsabwicklung
- Pflege strenger Vertraulichkeit und höchster professioneller Standards
Profil
- 5 Jahre Erfahrung in administrativer Unterstützung, vorzugsweise in anspruchsvollem und sensiblem Umfeld (Family Office, private Institution oder Unternehmensführung)
- Fliessend Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich) mit ausgezeichneter schriftlicher und mündlicher Ausdrucksfähigkeit
- Sichere Beherrschung von Office-Tools und hohe Digitalkompetenz
- Stark ausgeprägter Teamgeist, zuverlässig, organisiert und detail-orientiert
- Hoher Diskretionssinn, Serviceorientierung und Fähigkeit, mit verschiedenen Hierarchieebenen zu arbeiten
- Flexibilität, Priorisierungsfähigkeit und Eigeninitiative im dynamischen Umfeld
Rahmenbedingungen
- Pensum
- 90-100%
- Standort
- Genève
Skills
FranzösischEnglischMS Office | BürosoftwareAdministrationsmanagementDiskretionsverwaltungEventkoordination
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