Direktionsassistentin / Direktionsassistenten
Swissmedic, Schweizerisches Heilmittelinstitut
Hallerstrasse 7, 3012 BernFestanstellungVeröffentlicht 13.5.2026
Über den Job
Du leitest zusammen mit einer Kollegin das Direktionssekretariat bei Swissmedic und bist zentrale Anlaufstelle zwischen Direktorin, Geschäftsleitung und Institutsrat. Du entlastest die Führungspersonen von administrativen und organisatorischen Aufgaben und unterstützt sie in ihren Verantwortungsbereichen.
Aufgaben
- Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Sitzungen der Leitungsgremien
- Triage und Bearbeitung der Korrespondenz
- Verwaltung von Terminkalendern und Pendenzenkontrolle
- Organisation von Sitzungen und Dienstreisen
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
- Koordination im Jobsharing mit Kollegin an komplexen, vernetzten Aufgaben
Profil
- Kaufmännische Grundausbildung mit mehreren Jahren Berufserfahrung
- Zusatzausbildung als Direktionsassistentin oder ähnlich
- Hohes Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, transparenz und Zielorientierung
- Vertrauenswerte Persönlichkeit mit Verschwiegenheit, Integrität und Loyalität
- Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse, gutes Englisch
Rahmenbedingungen
Homeoffice nach Absprache möglich
- Pensum
- 80–100%
- Standort
- Hallerstrasse 7, Bern (Nähe Hauptbahnhof)
- Vertrag
- Festanstellung
Skills
SekretariatProtokollführungTerminverwaltungKorrespondenzDeutschFranzösischEnglisch
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