Administratorin FR-ANG
Move UP SA
1200 GenèveFestanstellungVeröffentlicht 13.5.2026
Über den Job
Du unterstützt als Administratorin eine renommierte Privatstiftung im kulturellen Bereich in Genève. In dieser Rolle bist du das operative Rückgrat der Geschäftsleitung und arbeitest eng mit der Executive Assistentin zusammen.
Aufgaben
- Verwaltung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonverkehr; Texterfassung in Französisch und Englisch
- Koordination von Agendas, Meetings vor Ort und online; Vorbereitung und Logistik von Leitungstreffen
- Abwicklung von Reisen, Spesenverfolgung und Rechnungsbearbeitung
- Verwaltung und Versand von nationalen und internationalen Partnerkommunikationen
- Dokumentenverwaltung, Klassifizierung und Protokollführung mit höchsten Anforderungen an Sorgfalt und Vertraulichkeit
- Enge Zusammenarbeit mit anderen Assistentinnen für reibungslose Koordination und Kontinuität
Profil
- Ca. 5 Jahre Erfahrung in Administrativer Assistenz, idealerweise in anspruchsvoller und vertraulicher Umgebung (Family Office, private Strukturen, Institutionen oder Unternehmenshauptquartiere)
- Verhandlungssichere Französisch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) mit ausgeprägter Schreib- und Ausdrucksfähigkeit
- Sehr gute Büro-IT-Kenntnisse und Affinität zu neuen digitalen Tools
- Starkes Teamfähigkeit, Organisationstalent und Fähigkeit zur Antizipation von Bedürfnissen
- Ausgeprägtes Vertrauen in Vertraulichkeit, Servicebewusstsein und Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen
- Details- und lösungsorientiert mit Eigeninitiative und Stressresistenz
Rahmenbedingungen
- Pensum
- 90-100%
- Standort
- Genève
- Typ
- Festanstellung
Skills
FranzösischEnglischMS Office | Google WorkspaceBüroverwaltungEventmanagementVertraulichkeit & Diskretion
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