Reception Desk Manager & Personal Assistant 60%
ODDO BHF (Schweiz) AG
Gartenstrasse 14, 8002 ZürichTemporärVeröffentlicht 20.3.2026
Über den Job
Du bist die administrative und organisationale Unterstützung der Geschäftsleitung und des CEOs in unserem Zürich-Büro. Als Reception Desk Manager und Personal Assistant verantwortest du den professionellen Kundenempfang, die Agendaverwaltung und die operative Unterstützung unseres Managementteams. Das Pensum beträgt 60% mit fixen Arbeitstagen von Mittwoch bis Freitag.
Aufgaben
- Empfang und Betreuung von Gästen, Partnern und Mitarbeitern als erste Anlaufstelle
- Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe in Deutsch, Englisch und Französisch
- Koordination und Verwaltung von Sitzungsräumen sowie Organisation von Meetings, Lunch-Events und Off-Sites
- Agendaverwaltung und Reiseplanung für CEO und Head PWM Schweiz
- Verwaltung von Gästeausweisen, Post, DHL-Sendungen und Kreditkartenabrechnungen
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und Organisation von Firmenevents
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung als Reception Manager oder Personal Assistant, idealerweise in der Finanzbranche
- Fliessende Deutsch-, Englisch- und Französischkenntnisse (Wort und Schrift)
- Sichere Beherrschung von Excel, Word, PowerPoint und Outlook
- Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Flexibilität und ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Proaktiv, selbstständig und mit echtem Sinn für Service und Teamarbeit
Rahmenbedingungen
- Pensum
- 60%, Arbeitstage: Mittwoch–Freitag
- Vertrag
- Temporär
- Standort
- Zürich (Gartenstrasse 14)
Skills
Deutsch | Englisch | FranzösischExcelWordPowerPointOutlookReisemanagementAgendaverwaltung
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