Assistentin der Geschäftsleitung
Swissmedic, Schweizerisches Heilmittelinstitut
Hallerstrasse 7, 3012 BernFestanstellungVeröffentlicht 13.5.2026
Über den Job
Du unterstützt die Geschäftsleitung von Swissmedic als Assistentin und bist erste Ansprechperson zwischen Direktion, Leitungsteam und dem Institutsrat. Mit einer Kollegin teilst du dir das Dirigentenamt und entlastest die Leitung von administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Aufgaben
- Vorbereitung und Nachbereitung von Leitungssitzungen sowie Protokollierung
- Verwaltung von Korrespondenz, Terminen und Dossiers
- Organisation von Meetings, Dienstreisen und Arbeitsabläufen im Sekretariat
- Koordination zwischen Geschäftsleitung und verschiedenen Abteilungen
- Pflege der Dokumentenverwaltung und Nachverfolgung offener Punkte
Profil
- Kaufmännische Ausbildung + mehrjährige Berufserfahrung als Dirigentenassistentin
- Sichere Beherrschung von Deutsch und Französisch (mündlich/schriftlich), gutes Englisch
- Hohe Organisationsfähigkeit, selbstständige Arbeitsweise und Diskretion
- Erfahrung in Jobsharing und Umgang mit komplexen, interdepartementalen Projekten
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Systemen
Rahmenbedingungen
- Pensum
- 80–100%
- Ort
- Bern (Nähe Hauptbahnhof), Homeoffice nach Vereinbarung möglich
- Vertrag
- Festanstellung
- Sprachen
- Deutsch, Französisch, Englisch erforderlich
Skills
DirigentenassistenzDeutsch | FranzösischEnglischOffice-ManagementProtokollverwaltungSekretariat
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