Manager*in Backoffice & Administration - Team Tobias Beck (m/w/d), 40-60%

Vorbereitende Buchhaltung & Belegmanagement

Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung (Deutschland) und hältst hier die Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass Belege vollständig, korrekt und rechtzeitig vorliegen. Du baust mit uns ein einfaches und verlässliches System für Belegablage, Nachverfolgung und Übergaben auf. Du forderst fehlende Unterlagen aktiv nach und hältst Fristen im Blick. Du bist Schnittstelle zum Steuerbüro und unterstützt in der Kommunikation rund um Belege, Rechnungen und offene Themen. Du arbeitest mit Systemen wie Shopware, Digistore, Circula und Google Drive.

Administration & Backoffice Du unterstützt bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine, pflegst Übersichten und hilfst dabei, Informationen sauber zu dokumentieren. Du unterstützt bei wiederkehrenden Teamabläufen, Reportings und organisatorischen To-dos. Du übernimmst punktuell Buchungen, Bestellungen und kleinere Koordinationsaufgaben im Team. Du hilfst dabei, Ordnung in Themen zu bringen, die sonst schnell zwischen mehreren Personen liegen bleiben.

Team-Support Du arbeitest eng mit dem Teamlead, der persönlichen Assistenz von Tobias Beck, dem Customer Support und dem Eventbereich zusammen. Du bist eine verlässliche operative Unterstützung im Hintergrund. Du nimmst Druck aus dem Team, indem du Themen sauber übernimmst, nachhältst und verbindlich abschließt.

Du hast bereits Erfahrung im Backoffice, in der Administration oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle. Du hast idealerweise schon mit vorbereitender Buchhaltung, Belegen, Rechnungen oder dem Zusammenspiel mit einem Steuerbüro gearbeitet. Du bringst ein gutes Grundverständnis für administrative Abläufe rund um Rechnungen, Belege und Finance-Prozesse ührungspunkte mit dem deutschen Rechnungs- oder Steuerkontext sind für diese Rolle wichtig. Du arbeitest sehr strukturiert, sorgfältig und eigenständig. Du bist stark darin, Ordnung in Themen zu bringen und den Überblick zu behalten. Du kannst freundlich, klar und verbindlich kommunizieren. Du scheust dich nicht davor, nachzufassen, zu erinnern und Dinge konsequent einzufordern. Du bleibst auch in einem dynamischen Umfeld ruhig und handlungsfähig. Du sprichst und schreibst sehr gutes Deutsch.

Das ist ein Plus, aber kein Muss Erfahrung in einem kleineren, dynamischen Unternehmen oder Startup-Umfeld in dem man pragmatisch mitdenken und sauber mitziehen muss Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools, wie HubSpot, Shopware, Digistore, Google Drive, Outlook, Teams oder Notion

Die Rolle passt gut zu dir, wenn … du Freude an Struktur und wiederkehrenden administrativen Aufgaben hast du gern mitdenkst und Dinge nicht einfach liegen lässt du dich nicht vor Klarheit und Verbindlichkeit drückst du nicht im Chaos aufgehst, sondern es reduzierstdu gern im Hintergrund stark bist und genau darin deinen Wert siehst

Die Rolle passt eher nicht zu dir, wenn… du vor allem eine kreative, sichtbare oder glamouröse Rolle suchst du dich schnell von Routine, Ordnung und Admin-Aufgaben gelangweilt fühlst du ungern nachfasst, erinnerst oder Verbindlichkeit einforderst du nur in sehr starren Corporate-Strukturen gut funktionierst du diese Rolle eher als Sprungbrett für etwas anderes siehst

Darauf kannst du dich bei uns freuen:

Wir bieten dir einen modernen, attraktiven Arbeitsplatz am Standort in Basel und viel Raum für deine persönliche und berufliche Entfaltung Du hast Zugang zu den Inhalten von you