Senior Executive Assistant to the Principals
Hey HR Services AG
LuzernFestanstellungVeröffentlicht 9.5.2026
Über den Job
Du führst das Sekretariat eines exklusiven Family Office eigenverantwortlich und koordinierst die Büos in Basel und Zürich im Bereich Private Equity. Du bist die vertrauensvolle Stütze der Geschäftsleitung und zeichnest dich durch höchste Diskretion und Professionalität aus.
Aufgaben
- Selbständige Organisation und Führung des Sekretariats (Korrespondenz, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Telefonzentrale, Ablage, Materialbewirtschaftung)
- Termin- und Kalendermanagement, Koordination und Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen
- Organisation sämtlicher Reisen und Übernahme aller Buchungen
- Kontrolle von Kreditorenrechnungen und Spesenabrechnungen
- Budgetkontrolle und IT-Bewirtschaftung
- Koordination der Büos Basel und Zürich
Profil
- Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung in verantwortungsvoller Executive- oder Partnerebene-Funktion
- Höhere kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Family Office, Corporate Finance, Private Equity oder Vermögensverwaltung
- Versierte MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint) und Grundkenntnisse in Buchhaltung
- Ausgeprägtes Service- und Verantwortungsbewusstsein mit hoher Belastbarkeit und Diskretion
- Stilsichere Kommunikation in Deutsch und Englisch
Rahmenbedingungen
- Standort
- Luzern
- Vertrag
- Festanstellung
Skills
Microsoft OfficeBuchhaltungTerminmanagementDeutschEnglisch
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