Direktionsassistentin / Direktionsassistenten
Swissmedic, Schweizerisches Heilmittelinstitut
BernFestanstellungVeröffentlicht 16.5.2026
Über den Job
Du führst selbständig das Direktionssekretariat von Swissmedic und bist erste Anlaufstelle zwischen Direktion, Geschäftsleitung und Institutsrat. Du entlastest die Führung von administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Aufgaben
- Vor- und Nachbereitung sowie Protokollierung von Leitungsgremien-Sitzungen
- Triage und Erledigung der Korrespondenz, Pendenzenkontrolle
- Führung von Terminkalendern und Organisation von Sitzungen und Dienstreisen
- Unterstützung der Direktorin und GL-Mitglieder in ihren Verantwortungsbereichen
- Jobsharing mit einer Kollegin; Betreuung komplexer Geschäftsfälle mit multiplen involvierten Stellen
Profil
- Kaufmännische Grundausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung als Direktionsassistentin / Direktionsassistent oder ähnlich
- Ausgeprägtes Organisationstalent, eigenständige Arbeitsweise, Fähigkeit zur vernetzten und übergreifenden Denkkompetenz
- Sichere mündliche und schriftliche Deutsch- und Französischkenntnisse, gutes Englisch
- Digitale Kompetenz, Problemerkennungsfähigkeit und Kompetenz im Umgang mit Technologie
- Verschwiegenheit, Integrität, Loyalität und Kontaktfreudigkeit
- Transparente und zielorientierte Kommunikationsfähigkeit
Rahmenbedingungen
Homeoffice nach Absprache mit dem Team
- Pensum
- 80-100%
- Standort
- Bern (Nähe Hauptbahnhof)
- Vertrag
- Festanstellung
Skills
SekretariatstätigkeitenDeutschFranzösischEnglischOrganisationsmanagementMicrosoft Office | Google Workspace
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