Management Assistant & Executive Support
Wintipak AG
Bankstrasse 4, 8400 WinterthurFestanstellungVeröffentlicht 13.5.2026
Über den Job
Als Management Assistant & Executive Support reportierst du direkt an die Chief People Officer und spielst eine zentrale Rolle in HR-Operationen, Recruiting, Office Management und Executive Coordination. Du bist der vertrauensvolle Ansprechpartner für Mitarbeitende, Manager, Kandidaten und externe Partner.
Aufgaben
- HR-Administration: Mitarbeiterdaten in SAP SuccessFactors pflegen, Dokumentation (Verträge, Zertifikate, Ein-/Austritte) verwalten
- Recruiting-Support: Job-Postings, Bewerbungsmanagement, Interview-Koordination, Candidate-Communication, Offer-Vorbereitung
- Onboarding/Offboarding: Checklisten, IT-Zugang, Welcome-Arrangements und Handovers koordinieren
- Executive Support: Chief People Officer, CEO und C-Level in täglichen Aufgaben, Projekte, Meetings und Follow-ups unterstützen
- Office Management: Empfang, Meetingräume, Hospitality, Bürobedarf, interne Events und Business-Travel koordinieren
- Prozessverbesserung: KI-gestützte Tools nutzen, HR-Projekte und Employer-Branding-Initiativen unterstützen
Profil
- Erfahrung in Assistant-, HR-, Office-Management oder vergleichbarer administrativer Rolle, idealerweise international
- Hochstrukturiert, zuverlässig, diskret; arbeitest mit Diligenz und Attention to Detail
- Proaktive, hands-on Mentalität mit Ownership; serviceorientiert und kolaborativ
- Starke organisatorische und Koordinationsfähigkeiten; flexibel beim Priorisieren mehrerer Aufgaben
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit SAP SuccessFactors oder HR-Systemen von Vorteil
- Digital affin; kompetent im Umgang mit KI-gestützten Tools und Technologien
- Verhandlungssicher Deutsch, fliessend Englisch; weitere Sprachen von Vorteil
Rahmenbedingungen
- Festanstellung | Standort
- Winterthur | Arbeitsumgebung: Internationales Unternehmen mit flachen Hierarchien
Skills
HR-AdministrationSAP SuccessFactorsRecruitingExecutive SupportOffice ManagementMS OfficeDeutschEnglisch
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