Assistentin / Assistent der Geschäftsleitung
Swissmedic, Schweizerisches Heilmittelinstitut
BernFestanstellungVeröffentlicht 16.5.2026
Über den Job
Du unterstützt die Direktion von Swissmedic, der Schweizer Arzneimittelbehörde, und bist erste Kontaktstelle zwischen Direktoren, Leitungsteam und Institutsrat. Du entlastest die Geschäftsleitung von administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Aufgaben
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Direktionssitzungen sowie Erstellung von Protokollen
- Verwaltung von Korrespondenz, Agenda und Dokumenten in Zusammenarbeit mit Kollegin
- Organisation von Meetings, Dienstreisen und allgemeinen Sekretariatsfunktionen
- Bearbeitung komplexer Dossiers über mehrere Abteilungen hinweg
- Datenerfassung und Verwaltung mit digitalen Tools
- Unterstützung bei strategischen und operativen Aufgaben der Geschäftsleitung
Profil
- Kaufmännische Grundausbildung mit mehreren Jahren Berufserfahrung
- Weiterbildung in Direktionsassistenz oder vergleichbar
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Autonomie
- Erfahrung mit Job-Sharing und komplexen, multipersonalen Projekten
- Fliessende Deutsch- und Französischkenntnisse (Wort und Schrift), gutes Englisch
- Diskretion, Integrität und sichere Kommunikation
Rahmenbedingungen
- Pensum
- 80–100%
- Vertrag
- Festanstellung
- Standort
- Bern (Nähe Hauptbahnhof), Homeoffice nach Absprache möglich
- Branche
- Behörde / Arzneimittelsicherheit
Skills
Microsoft Office | Google WorkspaceDeutschFranzösischEnglischDirektionsassistenzProjektmanagementProtokollführung
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