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Sachbearbeiter Administration & Office Management (m/w) – 100 % – Pfäffikon SZ | JobRevolt

Über den Job

Nova Property Fund Management AG ist eine von der FINMA bewilligte Fondsleitung mit Sitz in Zürich. Für die Verstärkung des Teams wird eine engagierte, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit gesucht, die den Büroalltag aktiv mitgestaltet und die Fachbereiche administrativ und organisatorisch unterstützt.

Aufgaben

Office Management: Organisation und Koordination des Büroalltags sowie Sicherstellung eines gepflegten, ordentlichen und professionellen Arbeitsumfelds
Head Management Support: Direkte administrative und organisatorische Unterstützung des Head Managements im operativen Tagesgeschäft, einschliesslich Terminorganisation, Korrespondenz und Koordinationsaufgaben
Bereichsübergreifende Administration: Administrative und organisatorische Unterstützung sämtlicher Fachbereiche sowie selbstständige Bearbeitung und Koordination allgemeiner Anliegen
Empfang und Gästebetreuung: Freundlicher und professioneller Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Gästen sowie Vorbereitung und Betreuung von Sitzungsräumen
Kommunikation und Korrespondenz: Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonate, E-Mails und schriftlicher Anfragen sowie Betreuung zentraler Postfächer und Verteilung der Eingangspost
Termin- und Kalenderkoordination: Pflege der zentralen Firmenagenda, Terminänderungen in Abstimmung mit dem Head Management Support
Daten- und Dokumentenmanagement: Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Stammdaten im CRM-System sowie strukturierte Ablage, Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten
Büroorganisation und Materialbewirtschaftung: Koordination von Büromaterial, Bestellungen, Verpflegung und externen Dienstleistern
Interne Organisation: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Teamevents sowie bei administrativen Prozessen rund um den Ein- und Austritt von Mitarbeitenden
Allgemeine Unterstützung: Proaktive Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben nach Bedarf

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung (EFZ) oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung in der Administration oder im Office Management
Aufgeschlossene, freundliche und hilfsbereite Persönlichkeit mit gepflegtem, professionellem Auftreten und Freude am persönlichen Kontakt mit Menschen
Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter, selbstständiger und lösungsorientierter Arbeitsweise
Schnelle Auffassungsgabe, ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen
Hohes Mass an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Dienstleistungsorientierung
Absolute Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Diskretion und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen
Flexibilität und Bereitschaft, dort anzupacken, wo Unterstützung benötigt wird
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln; Erfahrung mit CRM-Systemen ein Plus

Rahmenbedingungen

Pensum: 100%
Ort: Bahnhof Pfäffikon SZ

Benefits

Verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Einblicken in unterschiedliche Unternehmensbereiche
Zentrale Vertrauensposition mit direktem Kontakt zu sämtlichen Fachbereichen
Selbstständiges Arbeiten mit Raum für Eigeninitiative und aktive Mitgestaltung interner Abläufe
Kurze Kommunikationswege und enge Zusammenarbeit innerhalb des Teams
Attraktive Anstellungsbedingungen und professionelles Arbeitsumfeld

Sachbearbeiter Administration & Office Management (m/w) – 100 %

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Skills

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