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Operations & Administration Specialist – Zürich | JobRevolt

Über den Job

Half Moon Bay Trading GmbH ist die Schweizer Einheit einer kleinen internationalen proprietary trading Gruppe spezialisiert auf Cryptocurrency Market Making mit Büros in Schweiz, Singapur und Australien. Sie sind die Administration der Firma von A bis Z und der wichtigste Ansprechpartner zwischen den Principals, Banken und externen Beratern.

Aufgaben

Administration und Corporate Housekeeping: Korrespondenz, Dokumentation, Versicherung, Vendors, Office-Angelegenheiten, Vorbereitung von Dokumenten für Signaturen, Filings und Bankanfragen, Firma audit-ready halten
Banking und Payments: Zahlungen auf Bank- und Exchange-Konten vorbereiten, monatliche Statements und Reconciliations für externe Accountants vorbereiten, VAT Filings unterstützen
Compliance und Legal Coordination: Zusammenarbeit mit externem Legal und Fiduciary für regulatorische und Compliance-Themen, KYC und AML Dokumentationen von Banken und Counterparties (certified copies, apostilles, notarisation), Exchange Onboarding end-to-end durchführen
Corporate Filings und Behörden: Handelsregisterfilings, Dokumentenunterzeichnung, Behördenkommunikation
AI-Tools (Claude, ChatGPT) nutzen zum Drafting, Analyse und zur Automatisierung repetitiver Aufgaben

Profil

Commercial, administrative oder Business-Ausbildung (Swiss KV, Degree oder gleichwertig) oder relevante Erfahrung in Fiduciary, Law Firm, Bank, Family Office oder kleinen Unternehmen mit Zahlungsabwicklung, Bank-/Behördenkommunikation und Record Keeping
Fließendes Englisch (Arbeitssprache), schriftlich und mündlich; Deutsch vorteilhaft, Chinesisch vorteilhaft
Tägliche, sichere Nutzung von AI Tools für Drafting, Analyse und einfache Automatisierungen
Basic Python (Datenbereinigung, einfache Skripte) ist ein Plus
Präzise, zuverlässig und diskret; komfortabel mit vertraulichen Finanzinformationen und Zahlungsanweisungen
Selbstorganisiert und eigenverantwortlich; entscheidet selbst, was diese Woche Priorität hat
Valid Swiss work permit (B oder C) oder Schweizer, EU oder EFTA Citizen, bereits in der Schweiz wohnhaft

Rahmenbedingungen

Pensum: 60% (min), verhandelbar welche 3 Tage pro Woche, flexible Stunden
Ort: On-site Zurich (nach Einarbeitung home-office Tage möglich)

Benefits

Four weeks Urlaub pro rata und jährliche diskretionäre Bonuszahlung
Permanente Position mit echtem Ownership und direktem Zugang zu den Principals, schnelle Entscheidungswege
Option, Pensum später zu erhöhen

Operations & Administration Specialist

Über den Job

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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