Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel le

Taux d'activité : 100% Lieu de travail : Lausanne (VD) Contrat : Durée indéterminée (CDI) Rattachement : Rattaché·e directement au Directeur des Opérations Qui sommes-nous ? Lyncée Tec, pionnier lausannois de la microscopie holographique issu de l'EPFL, a récemment rejoint le groupe international Park Systems. Pour accompagner notre fort développement et piloter notre gestion documentaire, logistique et administrative internationale, nous recrutons pour notre site de Lausanne un·e : Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel·le (100%).

Mission principale : Assurer la coordination et l'exécution fluide des flux administratifs, logistiques et opérationnels de l'entreprise sous la supervision directe du COO. Description du poste 1. Coordination logistique

2. Coordination des expéditions internationales

3. Gestion documentaire export et douane

4. Traçabilité et archivage

5. Support administratif et comptable

Profil recherché Formation

Compétences techniques

Langues

Compétences personnelles

• Gestion des flux : Saisie et suivi des commandes, des non-conformités et du service après-vente (SAV) dans l'ERP ProConcept.
• Suivi fournisseurs : Assurer la communication opérationnelle et le suivi des délais avec les partenaires d'approvisionnement.
• Logistique export : Rédaction des formulaires d'expédition et coordination opérationnelle des transports internationaux.
• Suivi des flux : Collaborer étroitement avec les prestataires de transport et suivre l'avancement des livraisons.
• Conformité douanière : Établissement et contrôle des documents douaniers nécessaires à l'exportation.
• Interface douane : Agir en tant que garant et interlocuteur privilégié auprès des transitaires pour les aspects douaniers.
• Sauvegarde des données : Garantir la traçabilité et la sauvegarde des documents officiels pour le siège social.
• Archivage : Classer et archiver les dossiers d'expédition et les documents douaniers selon les directives internes.
• Contrôle facturation : Vérifier la correspondance entre les commandes, les réceptions de marchandises et les factures.
• Suivi comptable : Enregistrer et suivre les factures fournisseurs dans l'ERP ProConcept, et assurer leur archivage numérique. (En Back-up de la Responsable administrative)
• Diplôme requis : CFC d'employé·e de commerce, de logisticien·ne ou tout CFC en lien avec l'énoncé ci-dessus.
• Atout : Toute formation continue ou complémentaire en gestion des exportations ou en logistique.
• Bureautique : Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word).
• Processus : Bonne compréhension globale des processus d'entreprise (Supply Chain, administration).
• Système : La connaissance de l’ERP ProConcept constitue un atout majeur.
• Français : Langue de travail (parfaite maîtrise orale et écrite).
• Anglais : Bonnes connaissances à l'écrit (échanges professionnels internationaux par e-mail).
• Flexibilité : Capacité à s'adapter rapidement à un environnement en constante évolution.
• Autonomie et structure : Aptitude à créer ses propres méthodes de travail et à structurer des processus encore informels.
• Résilience : Capacité à travailler de manière proactive dans un environnement dynamique sans flux prédéfinis.
• Organisation : Excellente gestion des priorités et capacité à mener de front plusieurs dossiers simultanément.