Sachbearbeiter:in HR-Administration

Die Convalere AG ist ein seit 2013 etabliertes Dienstleistungsunternehmen im Sozial- und Integrationsbereich. Mit ca. 300 Mitarbeitenden an 14 Standorten begleitet und unterstützt Convalere Gemeinden, Kantone und weitere Auftraggeber mit praxisnahen, verlässlichen und wirkungsvollen Lösungen – von der Führung von Sozialdiensten über die Betreuung und Integration von Asylsuchenden und Flüchtlingen bis hin zu Förder-, Beschäftigungs- und Integrationsprogrammen. Heute betreut das Unternehmen Mandate von rund 50 Gemeinden sowie zwei Kantonen. Unsere Vision ist ein moderner, schlanker und wirkungsvoller Sozialstaat, in dem öffentliche Mittel verantwortungsvoll eingesetzt und Menschen nachhaltig zu einem selbständigen Leben befähigt werden. Dabei verbinden wir fachliche Kompetenz mit unternehmerischem Denken, hoher Dienstleistungsorientierung und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Anspruchsgruppen.

Sachbearbeiter:in HR-Administration (80–100 %)

• Selbstständige Bearbeitung der Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Zeugnissen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege der Personalstammdaten und digitalen Personaldossiers in Personio
• Administrative Begleitung von Eintritten, Onboardings, Funktions- und Pensumsänderungen sowie Austritten
• Bearbeitung und Kontrolle von Arbeitszeit-, Ferien- und Abwesenheitsdaten
• Administration von Krankheits- und Unfallmeldungen, Familienzulagen sowie weiteren Sozialversicherungsthemen
• Einholung und Verwaltung von Bewilligungen, Bescheinigungen und fehlenden Personalunterlagen
• Unterstützung bei der Personalgewinnung und administrative Begleitung des Bewerbungsprozesses
• Vorbereitung und Kontrolle der monatlichen Mutationen für die Lohnverarbeitung
• Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeitenden und Führungskräfte zu administrativen HR-Themen
• Erstellung von Auswertungen, Listen und HR-Kennzahlen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung, Digitalisierung und Dokumentation der HR-Prozesse
• Sicherstellung einer vollständigen, termingerechten und datenschutzkonformen Personaladministration

Warum wir?

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• Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung als HR-Assistent oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Personaladministration
• Gute Kenntnisse der personaladministrativen Abläufe und der relevanten arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen
• Erfahrung mit einem digitalen HR-System; Kenntnisse von Personio und/oder Abacus sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Sicherheit im Verfassen von Verträgen, Korrespondenz und weiteren HR-Dokumenten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word und Excel
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude an strukturierten Abläufen
• Hohe Sorgfalt im Umgang mit Terminen, Personaldaten und vertraulichen Informationen
• Dienstleistungsorientierte und verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden und Führungskräften
• Selbstständige, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit mit gesellschaftlichem Mehrwert
• Faire und attraktive Arbeitsbedingungen
• Gute Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven in einem wachsenden Unternehmen
• Eine wertschätzende, kollegiale und respektvolle Unternehmenskultur
• Moderne Arbeitsmittel und zeitgemässe digitale Prozesse
• Eine professionelle Organisation mit kurzen Entscheidungswegen und klaren Verantwortlichkeiten