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Mitarbeiter:in Instituts- und Projektadministration 60 - 80 % – ZHAW | JobRevolt

Über den Job

Sie sind Teil der zentralen administrativen Drehscheibe des Instituts und unterstützen Projektleitende, Personalprozesse sowie den täglichen Institutsbetrieb. Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden, über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden und rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz. Departement: School of Engineering.

Aufgaben

Koordination der administrativen und termingerechten Abwicklung von Forschungs- und Dienstleistungsprojekten von der Offerte bis zum Projektabschluss und Sicherstellung der Projektdokumentation
Betreuung zentraler Prozesse der Institutsadministration sowie Vertragsmanagement und Pflege relevanter Systeme und Datenbanken (SAP, CRM)
Allgemeine Sekretariatsarbeiten wie Korrespondenz, Mailings, Telefon, Post und Koordination Infrastruktur mit dem Hausdienst
Unterstützung der Personaladministration von Mitarbeitenden, internationalen Austauschstudierenden und Praktikant:innen
Teil des zweiköpfigen Sekretariat-Teams des Instituts und Unterstützung der Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben
Unterstützung der Institutsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie sorgfältige Dokumentation und Ablage
Aktualisierung des Webauftritts des Instituts sowie Unterstützung der Kommunikation durch Erstellung und Veröffentlichung von Beiträgen auf den Social-Media-Kanälen
Stellvertretung der Kollegin bei deren Abwesenheit

Profil

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, Überblick auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben, Freude an der Organisation und Koordination administrativer Prozesse
Stilsichere Kommunikation in Deutsch und sichere Verständigung in Englisch
Serviceorientiertes und verbindliches Auftreten im Kontakt mit Mitarbeitenden, Studierenden, Partnerorganisationen und Dienststellen
Versiert im Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen, rasche Einarbeitung in neue digitale Systeme und Prozesse
Schätzt die Zusammenarbeit in einem wissenschaftlichen Umfeld, hilfsbereite, verantwortungsbewusste und diskrete Arbeitsweise
Idealerweise Erfahrung in der Projektadministration oder im Vertragsmanagement
Erfahrungen mit SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen von Vorteil
Kenntnis des Hochschul- oder Forschungsumfelds von Vorteil
Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen sowie in der Pflege von Webseiten oder Social-Media-Kanälen runden das Profil ab

Rahmenbedingungen

Pensum: 60 - 80 %
Arbeitsbeginn: Ab 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung
Kontakt: Michael Wüthrich, Co-Leiter Institut für Mechatronische Systeme
Kontakt: Samy Shalaby, Recruiting Manager

Benefits

Hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen
Aktive Förderung der Personalentwicklung von Mitarbeitenden und Führungspersonen
Engagement für geschlechtergemischte und diverse Teams zur Förderung von Gleichstellung, Vielfalt und Innovation

Mitarbeiter:in Instituts- und Projektadministration 60 - 80 %

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