Korrespondenz, Empfang, Post und Bestellungen verwalten
Projektleitende im Tagesgeschäft entlasten: Projekterfassung, Offertwesen, Rechnungsstellung
Onboarding und Offboarding von neuen Kolleginnen und Kollegen koordinieren
Monatliche Stunden- und Spesenkontrolle durchführen
Debitoren und Kreditoren verwalten
CRM- und ERP-Systeme (Vertec, Abacus) pflegen und weiterentwickeln
In standortübergreifenden Teams arbeiten
Prozesse weiterentwickeln und optimieren

Kauffrau/EFZ oder vergleichbare Ausbildung
Erfahrung in Assistenz- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise in Planungs- oder Ingenieurbüro
Sehr gutes Deutsch (C1 oder Muttersprache), Französischkenntnisse von Vorteil
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Sharepoint, Word, Excel)
ERP-Erfahrung
Proaktive und prozessorientierte Denkweise
Hohe Belastbarkeit, selbstständige und exakte Arbeitsweise
Kaufmännisches Verständnis für Projektgeschäft: Kostendeckung, Akontozahlungen, Rückbehalte, Überfakturierung
Zahlenaffinität und präzise Arbeitsweise
Vernetztes Denken und Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu jonglieren
Klare Kommunikation, Humor, positive Energie

Teamassistent/-in Projekte & Administration

Über den Job