Fachspezialist/-in Geschäftskoordination

Bern, Schweiz (und Homeoffice) | 80-100% Diesen Beitrag können Sie leisten

Das macht Sie einzigartig

Auf den Punkt gebracht Sie steuern, koordinieren und überwachen Bundesrats-, Departements- und Amtsgeschäfte und stellen sicher, dass alle Beteiligten stufengerecht informiert sind. Zudem unterstützen Sie die Amtsdirektorin bei der Planung des Tagesgeschäfts, politischen Geschäften, Amtsanlässen und externen Anlässen.

• Betreuen parlamentarische Geschäfte und Bundesratsgeschäfte
• Koordinieren parlamentarische Kommissionssitzungen und Sessionsgeschäfte des BSV
• Verantworten das Amtscontrolling und stellen sicher, dass die Direktorin und die Geschäftsleitung jederzeit über den aktuellen Stand der Amts-, Parlaments- und Bundesratsgeschäfte informiert sind
• Leiten bereichsübergreifende Projekte zur Konzeption, Einführung und Weiterentwicklung neuer Geschäftsprozesse sowie zur kontinuierlichen Optimierung des Prozessmanagements
• Sicherstellen der effizienten Unterstützung der Amtsdirektorin durch Koordination von Geschäften, Sitzungen, Terminen und administrativen Aufgaben
• Verantworten die Sitzungsorganisation und Protokollierung der Geschäftsleitungssitzungen sowie die Vorbereitung und Koordination von Auftritten der Amtsdirektorin
• Höhere Berufsbildung ( eidg. Fachausweis Verwaltung, Kauffrau/-mann mit Weiterbildung o.ä.)
• 2–3 Jahre funktionsrelevante Erfahrung in Verwaltungs- oder Koordinationsaufgaben, idealerweise im Kontext der Bundesverwaltung
• Fundierte Kenntnisse der Abläufe bei Bundesrats- und Parlamentsgeschäften (inkl. Acta Nova); Kenntnisse der bundesinternen Prozesse und Strukturen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise; ausgeprägte Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit; Dienstleistungsorientiert, Verlässlichkeit und Diskretion
• Gute aktive Kenntnisse mindestens einer zweiten Amtssprache und wenn möglich über passive Kenntnisse einer dritten Amtssprache; wichtigste Arbeitssprachen sind Deutsch und Französisch