Teams-Calls organisieren und moderieren, alle Teams-Features nutzen (Bildschirmfreigabe, Transkriptionsfunktion)
Meetings über Outlook effizient planen, Scheduler Assistant nutzen
Haupt-Empfangsansprechperson, Besucher willkommen heissen, Kaffee/Wasser vorbereiten, Kunden in Besprechungsräume begleiten
Besprechungsräume unterhalten
Eingehende Post organisieren (Stempeln, Kuriere bestellen, Weiterleitung an Kunden)
Bürogeräte warten (Drucker, Kaffeemaschine, Shredder)
Küche unterhalten
Telefongespräche koordinieren
Kopieren, Scannen, Dokumente ausfüllen
Spesenabrechnungen, Reisekosten, Petty Cash
Termine und Reisen planen
Schriftverkehr in Deutsch und Englisch
Legalisierungen/Apostillen organisieren
Unterstützung von Unternehmensveranstaltungen, Planung von On-Site- und Off-Site-Meetings
Parkplätze organisieren
Tägliche Postbeförderung zur Post um 17:15 Uhr
Kenntnisse in Nav1 und/oder SharePoint sind ein Plus
Software-Affinität und Lernbereitschaft

Dynamische Person, die in schnelllebiger internationaler Umgebung bestehen kann
Selbstständig, proaktiv, handlungsfähig
Starke Microsoft-Kenntnisse (Outlook, Teams, PowerPoint, grundlegende Excel)
IT-affin, offen für neue Software
Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
Organisiert mit System zur Aufgabenverfolgung
Diskret
Motiviert
Teamfähigkeit und Autonomie
Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich); weitere Sprachen von Vorteil

Pensum: 80–100 %
Ort: Baar
Kontakt: Bolder Trustees (Switzerland) AG, Lindenstrasse 16, 6340 Baar, Frau Nadejda Krastanova
Bewerbung mit Motivationsschreiben und CV mit Foto

Receptionist / Office Management Assistant/ Manager 80 - 100 %

Über den Job