Stellvertretende Leitung Koordinationsstellen Arbeitsintegration, 80 - 100 %

Sie verfügen über:

• Administrative Kernprozesse: Sie stellen Präsenzkontrollen sicher, erstellen und reichen AMM-Bescheinigungen für die Arbeitslosenkassen ein und bearbeiten weitere administrative Prozesse im Rahmen der Leistungsaufträge.
• Qualitätsmanagement: Sie wirken bei der Qualitätssicherung, der Weiterentwicklung von Prozessen sowie bei der Dokumentation und Umsetzung von QM-Vorgaben mit.
• Schnittstellen: Sie arbeiten eng mit Angebotsleitungen, Fachkräften, Qualitätsmanagement, Administration und Geschäftsleitung zusammen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Beschaffung und Kassabuch: Sie koordinieren den Einkauf und überwachen die Bestände von Automaten-, Büro- und Schulungsmaterialien und führen das interne Kassabuch zuverlässig und nachvollziehbar.
• Jahresplätze: Sie koordinieren Anmeldungen, Eintritte und Kapazitäten und stellen eine effiziente und vorausschauende Auslastungsplanung sicher.
• Empfang und Kommunikation: Sie übernehmen Aufgaben am Empfang, in der Telefonzentrale und in der allgemeinen Administration und sind eine kompetente Ansprechperson für Teilnehmende, RAV-Personalberatende und weitere Anspruchsgruppen
• Stv. Leitung und Verantwortung: Sie unterstützen die Leiterin Koordinationsstellen in administrativen, organisatorischen, koordinativen und konzeptionellen Belangen an den Standorten Bern, Thun und Interlaken und übernehmen bei deren Abwesenheit die Stellvertretung.
• Mitarbeitende: Sie unterstützen die Führung und Information der Mitarbeitenden der Koordinationsstellen und sorgen gemeinsam mit der Leiterin für einheitliche, effiziente und verlässliche Arbeitsabläufe über alle Standorte hinweg.
• Digitale Systeme und Daten: Sie sorgen für eine zuverlässige Nutzung und Abstimmung der verschiedenen digitalen Systeme – insbesondere Isyflow, Platzbewirtschaftung, Präsenzkontrolle und Reporting. Dabei achten Sie auf eine hohe Datenqualität, unterstützen die Mitarbeitenden bei der Anwendung und wirken bei der Weiterentwicklung der Systeme und des Reportings mit.
• Berufs- oder Bildungsabschluss auf mindestens Sekundarstufe II sowie mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen administrativen, koordinativen oder vergleichbaren Funktion
• Die Fähigkeit, strategisch, analytisch und vernetzt zu denken und aus Daten, Prozessen und organisatorischen Zusammenhängen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
• Eine rasche Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich selbstständig in neue Softwarelösungen, digitale Werkzeuge und komplexe Abläufe einzuarbeiten.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick über Prozesse, Termine, Daten und Verantwortlichkeiten zu behalten.
• Ausgeprägte IT-Affinität und ein sehr gutes Verständnis für digitale Zusammenhänge – Sehr gute und vertiefte Kenntnisse der Microsoft-Office-/Microsoft-365-Palette. Idealerweise Erfahrung mit Fallführungssoftware, Datenbanken, Reporting- oder Planungssystemen und/oder in einer Koordinationsstelle der Arbeitsintegration.
• Unternehmerisches Denken und Handeln, Eigeninitiative und den Anspruch, nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern aktiv zur Weiterentwicklung der Organisation beizutragen.
• Führungskompetenz bzw. erste Führungserfahrung oder die Bereitschaft und das Potenzial, Führungsverantwortung zu übernehmen.
• Ein sicheres Auftreten sowie eine selbstständige, strukturierte, lösungs- und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise.
• Eine ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen