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Schuladministration / Schulleitungsassistenz – Zürich | JobRevolt

Über den Job

Myndsetting ist eine private Tagesschule in Zürich-Altstetten, die Kinder und Jugendliche mit schulischen und persönlichen Unterstützungsbedürfnissen begleitet. Du unterstützt die Schulleitung im administrativen Tagesgeschäft und fungierst als zentrale organisatorische Drehscheibe im Schulalltag.

Aufgaben

Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs und selbständige Bearbeitung administrativer Anfragen
Entgegennahme und Koordination von Telefonanrufen
Beantwortung allgemeiner Anfragen und Weiterleitung an zuständige Personen
Unterstützung der Schulleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
Terminplanung und Koordination von Gesprächen, Sitzungen und externen Terminen
Pflege der Schüleradministration und interner Übersichten
Verwaltung und Ablage von Schülerunterlagen, Berichten und weiteren Dokumenten
Unterstützung bei Eintritten, Austritten und administrativen Schülerprozessen
Korrespondenz mit Eltern, Gemeinden, Behörden, Fachstellen und weiteren Partnern
Vorbereitung von Schreiben, Bestätigungen, Listen und administrativen Unterlagen
Protokollierung ausgewählter Gespräche und Sitzungen sowie Nachhalten vereinbarter nächster Schritte
Weitergabe relevanter Informationen an Mitarbeitende und Teams
Überwachung von Fristen, offenen Rückmeldungen und administrativen Pendenzen
Pflege einer übersichtlichen digitalen Ablage- und Aufgabenstruktur
Mitarbeit bei organisatorischen Themen rund um den Schulbetrieb
Unterstützung bei der laufenden Optimierung administrativer Prozesse
Arbeit mit Microsoft 365 & KI

Profil

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management oder vergleichbarer Funktion
Idealerweise Einblick in schulisches, soziales oder pädagogisches Umfeld
Sehr zuverlässig, sorgfältig und verbindlich
Mehrere parallele Aufgaben gut überblicken und priorisieren können
Gerne telefonieren und sicher im Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
Schriftlich und mündlich sehr sicher auf Deutsch kommunizieren
Informationen selbständig beschaffen und sich gerne in neue Abläufe einarbeiten
Erkennen, welche Aufgaben selbständig erledigt werden können und wann ein Entscheid der Schulleitung notwendig ist
Offene Aufgaben konsequent bis zum Abschluss nachverfolgen
Vertrauliche Informationen diskret und verantwortungsbewusst behandeln
Gerne mit digitalen Arbeitsmitteln arbeiten
Bestehende Abläufe pragmatisch verbessern
Gute Kenntnisse der Microsoft-365-Umgebung von Vorteil

Rahmenbedingungen

Pensum: 80–100 %
Arbeitsort: Zürich-Altstetten
Stellenantritt: nach Vereinbarung
Regelmässige Präsenz vor Ort notwendig; einzelne Arbeiten nach Absprache im Homeoffice möglich
Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und relevanten Arbeitszeugnissen an Myndsetting

Benefits

Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in wachsendem schulischem Umfeld
Enge Zusammenarbeit mit der Schulleitung
Kurze Entscheidungswege
Viel Eigenverantwortung im administrativen Tagesgeschäft
Möglichkeit, administrative Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
Moderne digitale Arbeitsmittel und weitgehend papierlose Prozesse
Engagiertes und interdisziplinäres Team
Direkter Kontakt zu Mitarbeitenden, Eltern, Gemeinden und Fachstellen
Moderner Arbeitsplatz in Zürich-Altstetten
Sinnvoller Bezug zu Bildung und Begleitung von Kindern und Jugendlichen

Schuladministration / Schulleitungsassistenz

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Benefits

Skills

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