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Assistenz der Geschäftsleitung (100 %) – Buchs ZH | JobRevolt

Über den Job

Zur Unterstützung der Geschäftsleitung wird eine erfahrene, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit gesucht. In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion arbeitest du eng mit dem GL-Team zusammen und trägst wesentlich zu einem reibungslosen, gut organisierten Tagesgeschäft bei.

Aufgaben

Termin-, Reise- und Meeting Management für den CEO und die Geschäftsleitung
Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen
Protokollführung, Aktennotizen und Memos
Bearbeitung von Handelsregistermutationen
Administrative Unterstützung der Mitglieder der Geschäftsleitung in allen Bereichen
E-Mail-Management, inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Pendenzen
Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen in Deutsch, Englisch und Französisch
Schnittstellenfunktion zu internen und externen Anspruchsgruppen
Unterstützung bei der internen Kommunikation
Organisation von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
Allgemeines Office Management (Besucherempfang, Konferenzräume, Catering, Logistik)
Organisation interner und externer Veranstaltungen
Dokumentenmanagement sowie Pflege der digitalen und physischen Ablage der Geschäftsleitung
Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme
Bearbeitung von Rechnungsanweisungen, Spesenmanagement und Belegeinreichungen
Unterstützung beim Ausrollen und Verwalten von E-Learnings (z. B. Compliance, Arbeitssicherheit usw.)
Mitarbeit bei Nachhaltigkeitsthemen und der Umsetzung interner Massnahmen

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistenz, Digital Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, vorzugsweise in einem KMU
Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office 365 sowie digitalen Tools (z. B. Teams, SharePoint, OneNote)
Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise
Dienstleistungsorientierte, pragmatische Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit Führungsgremien
Organisationstalent, Präzision und Zuverlässigkeit runden das Profil ab

Rahmenbedingungen

Pensum: 100 %
Ort: Buchs ZH
Bewerbung über Online-Bewerbungstool

Benefits

Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
Kurze Entscheidungswege und Open-Door-Kultur – pragmatisch, direkt und unkompliziert
Modernes Arbeitsumfeld in Buchs ZH inkl. Homeoffice nach Absprache mit dem VG
Wertschätzende, professionelle Arbeitsatmosphäre

Assistenz der Geschäftsleitung (100 %)

Über den Job

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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