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Aide Administrative - Département Projets de Construction – Genf | JobRevolt

Über den Job

Vous apportez un soutien administratif fiable et flexible à l'équipe en charge des projets de construction, organisez les dossiers, documents et échéances et contribuez par votre rigueur à la gestion efficace des projets. ISS Suisse est un leader du marché suisse avec plus de 14'000 collaborateurs qui entretiennent des bureaux, laboratoires, aéroports, écoles et hôpitaux.

Aufgaben

Assurer le soutien administratif quotidien de l'équipe en charge des projets de construction
Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes
Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires
Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique
Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients
Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis
Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets
Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires
Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures
Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives
Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets
Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets
Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe

Profil

CFC d'employé·e de commerce ou formation jugée équivalente
Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets
Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout
Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit
Connaissances de base de l'allemand souhaitées. Des connaissances en anglais constituent un atout
Très bonne maîtrise de l'environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage
Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée
Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches
Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l'exécution des activités administratives
Approche proactive, capacité d'anticipation et esprit d'initiative
Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe
Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs
Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d'ensemble en période de forte activité
Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration
Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel

Rahmenbedingungen

Taux d'activité: entre 80 et 100 %
Lieu de travail: Genève
Date de début: à convenir
Présence au bureau requise d'au moins 50 % du temps de travail

Aide Administrative - Département Projets de Construction

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