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Management Assistant – HIS Schweiz | JobRevolt

Über den Job

HIS Schweiz ist das Kompetenzzentrum für die digitale Transformation in der Strafjustiz und unterstützt Behörden und Beteiligte der Strafjustizkette (Polizei, Staatsanwaltschaft, Gericht, Justizvollzug). Mit rund 25 Personen begleitet HIS Bund, Kantone und Behörden auf dem Weg zur Digitalisierung und Standardisierung. In der Rolle als Management Assistant halten Sie viele Fäden zusammen, sind mit Entscheidungsträgern und Expertinnen und Experten in Kontakt und tragen wesentlich zum professionellen Auftritt und reibungslosen Funktionieren von HIS bei.

Aufgaben

Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitungsorgane (insbesondere Geschäftsleitung und Vorstand) sowie des Teams
Verantwortung für die Büroorganisation und einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag
Logistische Organisation interner und externer Sitzungen und Anlässe, Koordination von Terminen, Aufbereitung von Unterlagen und zeitgerechte Sicherstellung des Informationsflusses
Bei Bedarf präzise Protokollierung von Sitzungen
Verantwortung für das Kontakt- und Vertragsmanagement sowie laufende Aktualität der Daten und Unterlagen
Unterstützung in der HR-Administration, insbesondere bei Ein- und Austritten sowie weiteren administrativen HR-Prozessen
Mitwirkung bei internen Services, im Prozessmanagement sowie der Pflege und Weiterentwicklung organisatorischer Grundlagen
Unterstützung der HIS-Organe (Versammlung, Vorstand, Geschäftsleitung) und der Projektgremien
Proaktives Erkennen von Handlungs- oder Koordinationsbedarf und selbständige oder abgesprochene Umsetzung
Mitwirkung im Vertragsmanagement und in der HR-Administration

Profil

Ausbildung als Kauffrau/EFZ, idealerweise ergänzt mit einer Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder im Bereich HR/Projektmanagement
Mehrjährige Erfahrung in der Assistenztätigkeit, entweder im behördlichen Umfeld, in der Justiz oder in einem mittelständischen Unternehmen
Proaktive, mitdenkende und flexible Persönlichkeit, die Zusammenhänge erkennt, Verantwortung übernimmt und durch eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise sowie eine Portion Humor und Gelassenheit überzeugt
Teamorientiert, neugierig und wissensdurstig, mit Freude daran, Neues auszuprobieren, anzupacken und mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammenzuarbeiten
Sehr gute aktive Sprachkenntnisse (Wort und Schrift C1/C2) in Deutsch oder Französisch und gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache, Italienisch von Vorteil

Rahmenbedingungen

Pensum: 60–80 %
Arbeitsort: Zentrumsnähe/in Fussdistanz zum Bahnhof Bern
Bewerbung: Fühlen Sie sich angesprochen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit der Bewerbung akzeptieren Sie unsere Datenschutzerklärung und bestätigen, diese gelesen zu haben.

Benefits

Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten mit einer sinnstiftenden und vielseitigen Aufgabe an der Schnittstelle von IT, Justiz und Politik
Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice
Arbeitsort in Zentrumsnähe/in Fussdistanz zum Bahnhof Bern
Fortschrittliche Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen orientiert an den Regelungen des Kantons Bern
Weiterbildungen werden aktiv gefördert

Management Assistant

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