Office Manager/in mit immobilienerfahrung

Wir sind ein Architekturbüro mit rund 10 Mitarbeitenden im Herzen von Zürich. Neben der Planung und Realisierung hochwertiger Wohnbauten bewirtschaften wir ein eigenes Immobilienportfolio. Für den täglichen Betrieb suchen wir eine analytische, lernfähige und belastbare Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und Abläufe eigenständig steuert sowie konsequent nachverfolgt.

Office Management Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag (Organisation, Termine, Korrespondenz, Ablagestruktur) Unterstützung der Geschäftsleitung (Verträge, Dokumente, Fristen, Nachverfolgung) Finanzen und HR (mit Treuhand) Rechnungsfluss, Zahlungen, Mahnwesen, Kostenkontrolle, Ablage Personaladministration (Ein- und Austritte, Mutationen, Versicherungen) in Zusammenarbeit mit Treuhand Immobilienbewirtschaftung (kleines Portfolio) Mieterkommunikation, Anliegenbearbeitung, Terminierung und Koordination Abnahmen und Übergaben, Schadenfälle, Handwerkerkoordination Vermietungen (Inserate, Besichtigungen, Prüfung, Vertragsvorbereitung, Mieterspiegel)

Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder Backoffice, idealerweise in einem kleinen Unternehmen Praxis in der Immobilienbewirtschaftung oder einer vergleichbaren Rolle (keine zwingende Spezialausbildung) Sehr strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit und Diskretion Belastbarkeit und Fähigkeit, in Spitzenzeiten priorisiert und sauber zu liefern Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel)

Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung Kurze Wege, viel Eigenständigkeit und klare Verantwortung Modernes Büro in Zürich und kollegiales Umfeld Pensum und Lohn

Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail

Pensum

80–100%. Lohnrahmen (Richtwert): bis . CHF 78’000 pro Jahr (100%-Äquivalent), abhängig von Erfahrung und Aufgabenmix.