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Über den Job

Movetia ist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität im Auftrag von Bund und Kantonen. Du bist die zentrale organisatorische und administrative Drehscheibe rund um die Direktion und arbeitest eng mit dem Direktor, dem Direktionsstab und der Geschäftsleitung zusammen.

Aufgaben

Vorbereitung und zuverlässige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Terminen, Reisen und Veranstaltungen
Überwachung von Pendenzen, Aufträgen und Fristen
Vorausschauende Führung der Agenda des Direktors und Koordination interner und externer Termine, Verpflichtungen und Anfragen
Unterstützung bei Korrespondenz, Präsentationen, Unterlagen und Führungsdokumenten
Organisation und Begleitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats (Jahresplanung, Traktandierung, Sitzungsunterlagen, Protokolle, Dokumentation und Nachverfolgung der Beschlüsse)
Koordination ausgewählter Führungssitzungen mit externen institutionellen Partnern
Selbstständige Übernahme von organisatorischen und administrativen Dossiers
Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Vorhaben und Projekten
Entwicklung von Arbeits-, Informations- und Ablageprozessen rund um die Direktion und Optimierung der administrativen Arbeitsweise

Profil

Kaufmännische oder vergleichbare Grundausbildung mit relevanter Weiterbildung (idealerweise als Direktionsassistent:in, in Management oder Betriebswirtschaft) oder tertiärer Bildungsabschluss mit entsprechender Berufserfahrung
Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Stabs- oder Koordinationsfunktion, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsleitung oder Direktion
Erfahrung in der Organisation und Begleitung von Führungs- oder Leitungsgremien; Erfahrung im bildungsnahen, öffentlichen oder politiknahen Umfeld von Vorteil
Stilsichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch oder Französisch
Sehr gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache
Gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind ein Plus
Professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
Sehr sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und gutes Verständnis für effiziente digitale Arbeitsprozesse, Dokumentenmanagement und Informationsorganisation
Offenheit für neue digitale Werkzeuge und KI-gestützte Anwendungen

Rahmenbedingungen

Pensum: 60–80%
Ort: Bern
Hybrides Arbeiten mit bis zu 2 Tagen Home Office pro Woche

Benefits

Modernes und schön eingerichtetes Büro mitten in Bern
Kostenlose Kaffee, Tee und frische Früchte
Regelmässige Team-Events
Pauschalbeträge für Handy und ÖV
Bezahlte Kurzpausen
Ausgleichstag für variable Feiertage auf Wochenende
Risikoprämien

Direktionsassistent:in 60-80% – Bern | JobRevolt

Direktionsassistent:in 60-80%

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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