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Praktikum Sachbearbeitung Administration & Operations 60 % – Kloten | JobRevolt

Über den Job

Wir bieten dir ein vielseitiges Praktikum mit Einblick in Administration, Personalwesen, Disposition, Logistik und digitale Unternehmensprozesse. Du wirst schrittweise eingearbeitet und übernimmst mit zunehmender Erfahrung eigene administrative Aufgaben.

Aufgaben

Sachbearbeitung & Administration: Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft
Bearbeitung einfacher administrativer Aufgaben
Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten
strukturierte digitale Ablage
Pflege und Kontrolle von Stammdaten
Erstellung und Nachführung von Listen und Pendenzen
Vorbereitung standardisierter Korrespondenz
Unterstützung bei wiederkehrenden Büroprozessen
Mitarbeiteradministration: Kontrolle von Mitarbeiterunterlagen auf Vollständigkeit
Erfassung und Aktualisierung administrativer Mitarbeiterdaten
Nachforderung fehlender Unterlagen nach entsprechender Einarbeitung
Unterstützung bei der Vorbereitung von Mitarbeitereintritten
Mitarbeit beim Onboarding neuer Mitarbeitender
Nachführung von Checklisten und Dossiers
Vorbereitung von Unterlagen für HR und die zuständigen internen Stellen
ERP & Digitalisierung: Arbeiten mit unserem ERP-System
Erfassung und Pflege definierter Daten
Kontrolle von Daten und Dokumenten auf Vollständigkeit
Unterstützung bei der Bereinigung einfacher Datenfehler
Pflege digitaler Dokumentationen
Mithilfe bei der Verbesserung und Digitalisierung administrativer Abläufe
Operations & Disposition: Unterstützung bei der Planung und Koordination des Tagesgeschäfts
Vorbereitung von Informationen für Mitarbeitende und Fahrer
Unterstützung bei Einsatzänderungen und organisatorischen Aufgaben
Erfassung und Weiterleitung operativer Anliegen
Unterstützung bei der Nachverfolgung offener Fälle und Termine
Die Verantwortung für definitive Einsatz-, Personal- oder Dispositionsentscheide verbleibt bei den zuständigen Mitarbeitenden
Kommunikation (nach entsprechender Einarbeitung): Entgegennahme einfacher telefonischer Anfragen
Bearbeitung standardisierter E-Mails
Einholen fehlender Informationen und Unterlagen
interne Weiterleitung von Anfragen
Kontakt mit Mitarbeitenden und weiteren internen oder externen Ansprechpartnern
Auswertungen & Finanzen (je nach Einarbeitungsstand): Vorbereitung einfacher Auswertungen
Kontrolle und Zuordnung von Belegen und Unterlagen
Vorbereitung administrativer Informationen für Rechnungen
Unterstützung bei einfachen Kontrollaufgaben
Finanzielle Freigaben oder Zahlungen gehören nicht zum Verantwortungsbereich der Praktikumsstelle
Startphase: Kennenlernen der Abläufe, des Unternehmens und des ERP-Systems, enge Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und strukturierte Einführung in die Aufgaben
Nach der Einarbeitung: selbständige Übernahme definierter Standardaufgaben, z. B. Pflege von Mitarbeiterdaten, Dokumentenkontrolle, Nachforderung fehlender Unterlagen, Pendenzenverwaltung, Vorbereitung von Onboardings, standardisierte administrative Kommunikation

Profil

Interesse an kaufmännischer Arbeit und Unternehmensorganisation
gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
gute Computerkenntnisse
Interesse an digitalen Systemen und ERP-Software
sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
Lernbereitschaft und Eigeninitiative
Freude an Organisation und Administration
freundliches und professionelles Auftreten
verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
Fähigkeit, Aufgaben strukturiert zu bearbeiten
Freude daran, mitzudenken und Neues zu lernen
Von Vorteil: kaufmännische Schule, Handelsschule oder laufende kaufmännische Ausbildung
Von Vorteil: erste Erfahrung in Administration oder Kundenkontakt
Von Vorteil: Kenntnisse in Microsoft Office
Von Vorteil: Führerausweis Kategorie B
Von Vorteil: Interesse an Transport, Logistik oder digitalen Unternehmensprozessen
Von Vorteil: weitere Sprachkenntnisse

Rahmenbedingungen

Pensum: 60 %
Praktikumsstelle

Praktikum Sachbearbeitung Administration & Operations 60 %

Über den Job

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Skills

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