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Congress & Events Assistant 100% – European Respiratory Society | JobRevolt

Über den Job

Die European Respiratory Society (ERS) ist eine internationale Organisation, die Ärzte, Gesundheitsfachpersonen, Wissenschaftler und weitere Expertinnen und Experten im Bereich der Atemwegsmedizin vereint. Als eine der führenden medizinischen Organisationen in diesem Bereich hat ERS eine wachsende Mitgliedschaft in über 140 Ländern. Gesucht wird ein Congress & Events Coordinator zur proaktiven organisatorischen und administrativen Unterstützung des Congress & Events Teams, mit Berichtslinie an den Congress and Events Operations Manager.

Aufgaben

Meetings & Courses (ganzjährig): Koordination von Hotel- und Flugbuchungen für Faculty Members
Recherche und Empfehlung von Restaurants und lokalen Dienstleistungen; Zusammenstellung praktischer Informationen für Teilnehmende
Mithilfe bei der Vorbereitung von Event Orders (Catering, Vor-Ort-Logistik)
Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Einladungen an Teilnehmende und Faculty
Verwaltung von Spesenrückerstattungen
Tracking und Nachverfolgung von veranstaltungsbezogenen Rechnungen und Zahlungen
Event Registration (ausser Annual Congress): Verwaltung des Registrierungsprozesses und Beantwortung von Teilnehmeranfragen (E-Mail/Telefon)
Bearbeitung von Zahlungen und Aktualisierung des Registrierungssystems
Versand von Zahlungserinnerungen und Nachfassen bei Bedarf
Vorbereitung von Teilnehmerdokumenten (Visa-Schreiben, Vorlagen, praktische Informationen)
Ausstellung manueller Rechnungen bei Bedarf
Annual Congress Operations: Überwachung und Aktualisierung der Inhalte der Congress-Website
Verteilung und Verwaltung der Rückgabe von Büroschlüsseln vor Ort
Unterstützung bei der Umsetzung von Reinigungs- und Hygieneprotokollen
Mithilfe bei der Erstellung des Staff Guide sowie operative Unterstützung bei Social Events und Staff Dinner
Koordination von Möbelbestellungen und Setup für Büro- und Sessionräume
Mitwirkung an der Budgetplanung für zugewiesene Verantwortungsbereiche

Profil

1-2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem internationalen Umfeld
Hintergrund im Event Management von Vorteil
Starker Teamplayer mit ausgezeichneten zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten
Kundenorientiert, hohe Detailgenauigkeit und lösungsorientierte Denkweise
Ausgezeichnete Englischkenntnisse; weitere Sprachen von Vorteil
Vertrautheit mit Kongress- oder Event-Registrierungsprozessen
Ausgeprägte Multitasking-, Priorisierungs-, Proaktivitäts- und Zeitmanagementfähigkeiten
Reisebereitschaft, einschliesslich gelegentlicher Wochenenden und bis zu 10 Tagen während des Annual Congress
Sicherer Umgang mit MS Office
Gute organisatorische Fähigkeiten
Schweizer Staatsbürgerschaft oder Schweizer Arbeitsbewilligung

Rahmenbedingungen

Pensum: 100%
Maternity Cover
Bitte vollständige Bewerbung einreichen (Motivationsschreiben, CV und Diplome)
Nur Kandidaten in der engeren Auswahl werden kontaktiert
Keine Bewerbungen über Agenturen

Congress & Events Assistant 100%

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