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Personal Assistant Family Office | 100 % Business, Household, Projects & LifeStyle – Zürich | JobRevolt

Über den Job

Im Mittelpunkt steht der Support – mit Fokus auf ein Mitglied der Principal-Familie – im privaten wie im geschäftlichen Alltag. Zusammen mit einer weiteren Person bilden Sie ein verlässliches Assistenzduo, das mit organisatorischem Geschick sämtliche Abläufe vorausschauend steuert und sicherstellt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Sie bewegen sich dabei zwischen den Anwesen und dem Office in Zürich.

Aufgaben

Vorausschauendes Termin- und Kalendermanagement; zuverlässige Nachverfolgung von Pendenzen und Fristen
Planung und Organisation von Reisen für die Familie, inklusive Flügen, Hotels, Visa, Transfers und Fahrerdisposition
E-Mail-Korrespondenz, Bearbeitung des WhatsApp-Group-Channels
Pflege und Aktualisierung des Kontaktnetzwerks in der Datenbank
Verwaltung und Ablage vertraulicher Unterlagen
Household-Management & Private Affairs: Führung des Hauspersonals inkl. Rekrutierung, professionelle Einführung neuer Mitarbeitender, Einsatz- und Ferienplanung, Überwachung des Haushaltsbudgets und der laufenden Ausgaben
Organisation privater Anlässe (sporadische Einsätze am Abend oder am Wochenende)
Verwaltung der Fahrzeuge, bspw. Planung von Wartungs- und Serviceterminen sowie allgemeine Administration
Persönliche Besorgungen, Einkauf von Geschenken
Abwicklung von Rücksendungen, Reklamationen, Kreditkartenabrechnungen und MwSt.-Rückforderungen sowie Klärung von Anliegen mit Behörden, Banken und externen Dienstleistern
Gelegentliche Fahrdienste innerhalb der Schweiz sowie gelegentliche Begleitung auf Reisen
Immobilienbetreuung & Projekte: Betreuung der Liegenschaften sowie der Umgebung, Steuerung von Instandhaltungsprojekten; Vertretung des Principals bei Versammlungen der Eigentümergemeinschaften
Koordination von Unterhaltsarbeiten; Einholen und Vergleichen von Offerten; Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern
Koordination von Wartungs- und Serviceterminen
Überwachung technischer Einrichtungen wie bspw. Smart-Home-, Sicherheits- und audiovisuelle Systeme
Rechnungsprüfung und Plausibilisierung
Organisation und Überwachung von Sonderprojekten, bspw. Inventarerfassungen, Organisation des Deko-Lagers

Profil

Ein Bachelorabschluss an einer FH/Universität oder einer renommierten Hotelfachschule (z. B. EHL, SHL) oder eine vergleichbare Weiterbildung (CAS)
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem Family Office
Sie behalten auch bei hoher Komplexität den Überblick und können Prioritäten unter Zeitdruck oder bei kurzfristig sich ändernden Bedingungen sicher setzen
Selbständige, präzise Arbeitsweise und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein. Sie haben Freude daran, Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen. Dabei prägt ein erstklassiges Serviceverständnis Ihr tägliches Handeln
Souveränes, gewinnendes Auftreten und ausgeprägte Sozialkompetenz. Sie führen das Personal motivierend und mit natürlicher Autorität
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie den gängigen digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere im Kalender- und E-Mail-Management, in Excel sowie auf Reise-, Buchungs- und Premium-E-Commerce-Plattformen
Integrität und absolute Diskretion
Hands-on-Mentalität, Eigeninitiative und die Fähigkeit, rasch zwischen Themen zu «switchen»
Gelassenheit und sicheres Urteilsvermögen in anspruchsvollen Situationen
Flexibilität, sich bei Bedarf auch ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten einzubringen

Rahmenbedingungen

Pensum: 100 %
Ort: zwischen den Anwesen und dem Office in Zürich
Einsätze auch am Abend oder am Wochenende sowie ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten möglich

Personal Assistant Family Office | 100 % Business, Household, Projects & LifeStyle

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