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FM - Office Manager/In (dreisprachig) - 100% - m/w/d – Zürich | JobRevolt

Über den Job

Die Funktion sichert einen reibungslosen und effizienten Ablauf sämtlicher Aufträge und Anfragen über ServiceChannel sowie die Personaladministration und administrativen Prozesse des zugewiesenen Teams. Die Aufgaben entsprechen in wesentlichen Teilen der Funktion einer Standortassistenz.

Aufgaben

Erfassung und Qualifizierung sämtlicher Tickets in ServiceChannel unter Berücksichtigung des Standorts, der betroffenen Anlage bzw. des Objekts und der Prioritätsstufe P1–P7
Zeitnahe Zuweisung der Aufträge an das zuständige Einsatzgebiet und Sicherstellung einer effizienten Einsatzplanung
Kontrolle des ordnungsgemässen Ticketabschlusses anhand der erforderlichen Angaben und Nachweise, insbesondere Arbeitszeiten, Fotos, Materialbelege und Unterschriften
Sicherstellung des telefonischen Pikettdienstes erster Stufe ausserhalb der regulären Arbeitszeiten gemäss Einsatzplan
Betreuung der Filialleiter/innen in der jeweiligen Sprache
Unverzügliche Eskalation von P1-Störungen mit drohender oder bereits eingetretener Fristüberschreitung sowie von relevanten Vorbehalten oder Problemen an den Account Director
Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung auf Basis der vollständig dokumentierten und abgeschlossenen Tickets
Verwaltung von Offerten, Freigaben, Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen
Eröffnung, Erstellung und laufende Pflege der administrativen und elektronischen Personaldossiers für neue Mitarbeitende, Techniker/innen und übernommenes Personal
Überwachung der Vollständigkeit und Gültigkeit von Arbeitsbewilligungen, Personalunterlagen und weiteren erforderlichen Dokumenten
Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Vertragsnachträgen gemäss den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und dem anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag (GAV) der Reinigungsbranche
Sicherstellung der erforderlichen Meldungen und administrativen Schritte im Zusammenhang mit AHV, Arbeitsbewilligungen und Quellensteuer in Zusammenarbeit mit den zuständigen internen Stellen und Behörden
Organisation und administrative Begleitung des Eintritts neuer Mitarbeitender
Sicherstellung der Einhaltung relevanter Fristen und interner HR-Prozesse
Monatliche Kontrolle der erfassten Arbeitsstunden pro Filiale und Mitarbeitendem
Überprüfung und Abstimmung von Zeiterfassungen, Einsatzplänen, Pikettzeiten und Winterdiensteinsätzen
Abgleich der effektiv geleisteten Arbeitsstunden mit den kalkulierten Zeitvorgaben sowie Klärung allfälliger Abweichungen
Erfassung und Kontrolle fixer und variabler Lohndaten sowie Vorbereitung und Verarbeitung der monatlichen Lohnabrechnung im vorgesehenen System
Durchführung der monatlichen Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen vor der Lohnfreigabe
Koordination mit Ausgleichskassen, Versicherungen und weiteren zuständigen Stellen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
Administrative Bearbeitung von Abwesenheiten und Sozialversicherungsfällen, insbesondere Krankheit, Unfall, Mutterschaft und Ferien
Erstellung und Aktualisierung von HR-Auswertungen, Kennzahlen und Personalreportings

Profil

Deutsch, Französisch und Italienisch zwingend erforderlich
Englischkenntnisse für das Reporting von Vorteil bzw. gemäss betrieblicher Anforderung

Rahmenbedingungen

Pensum: 100%

FM - Office Manager/In (dreisprachig) - 100% - m/w/d

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Aufgaben

Profil

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Skills

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