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Management Assistant – HIS Schweiz | JobRevolt

Über den Job

HIS Schweiz ist das Kompetenzzentrum für die digitale Transformation in der Strafjustiz und unterstützt Behörden der Strafjustizkette (Polizei, Staatsanwaltschaft, Gericht, Justizvollzug). Mit rund 25 Personen begleitet HIS Bund, Kantone und Behörden auf dem Weg zur Digitalisierung – von der Beratung bis zur Implementierung. In der Rolle als Management Assistant halten Sie viele Fäden zusammen, koordinieren Sitzungen und Anlässe, unterstützen Organe und Projektgremien und wirken im Vertragsmanagement und in der HR-Administration mit.

Aufgaben

Unterstützung der Leitungsorgane (insbesondere Geschäftsleitung und Vorstand) sowie des Teams administrativ und organisatorisch
Verantwortung für die Büroorganisation und reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag
Logistische Organisation interner und externer Sitzungen und Anlässe, Koordination von Terminen, Aufbereitung von Unterlagen und zeitgerechte Sicherstellung des Informationsflusses
Bei Bedarf präzise Protokollierung von Sitzungen
Verantwortung für das Kontakt- und Vertragsmanagement sowie Sicherstellung der laufenden Aktualität der Daten und Unterlagen
Unterstützung in der HR-Administration, insbesondere bei Ein- und Austritten sowie weiteren administrativen HR-Prozessen
Mitwirkung bei internen Services, im Prozessmanagement sowie bei der Pflege und Weiterentwicklung organisatorischer Grundlagen

Profil

Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann EFZ, idealerweise ergänzt mit einer Weiterbildung als Direktionsassistent/in oder im Bereich HR/Projektmanagement
Mehrjährige Erfahrung in der Assistenztätigkeit, entweder im behördlichen Umfeld, in der Justiz oder in einem mittelständischen Unternehmen
Proaktive, mitdenkende und flexible Persönlichkeit, die Zusammenhänge erkennt, Verantwortung übernimmt und durch eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise sowie eine Portion Humor und Gelassenheit überzeugt
Teamorientiert, neugierig und wissensdurstig, mit Freude daran, Neues auszuprobieren, anzupacken und mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammenzuarbeiten
Sehr gute aktive Sprachkenntnisse (Wort und Schrift C1/C2) in Deutsch oder Französisch und gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache, Italienisch von Vorteil

Rahmenbedingungen

Pensum: 60–80 %
Arbeitsort: Zentrumsnähe/in Fussdistanz zum Bahnhof Bern
Bei Rückfragen steht HIS Schweiz gerne zur Verfügung
Mit der Bewerbung akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung und bestätigen, diese gelesen zu haben

Benefits

Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten mit einer sinnstiftenden und vielseitigen Aufgabe an der Schnittstelle von IT, Justiz und Politik
Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice
Fortschrittliche Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen orientiert an den Regelungen des Kantons Bern
Weiterbildungen werden aktiv gefördert

Management Assistant

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