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Executive Assistant CIO & Office Manager 70% – Michael Page Switzerland | JobRevolt

Über den Job

Poste combinant un rôle d'Executive Assistant au CIO et d'Office Manager, assurant un support exécutif (agenda, comités, déplacements) ainsi que la gestion des opérations quotidiennes du bureau. Le poste requiert organisation, proactivité et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement exigeant. Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.

Aufgaben

Executive Assistant au CIO :
Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec priorisation stratégique des enjeux
Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion des invitations et production des supports
Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau
Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions
Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (réservations, visas, itinéraires, notes de frais)
Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et externes
Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques
Organisation d'événements clés (Investment Days)
Office Management & Support Administratif :
Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires, maintenance)
Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs)
Gestion des accès, badges et places de parking
Support administratif global (gestion des calendriers, communications internes, traitement du courrier)
Gestion des fournitures et suivi des stocks
Participation aux processus d'onboarding (installation, matériel, accès systèmes)

Profil

Expérience :
Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant)
Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé
Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent)
Expérience en gouvernance ou support de boards/comités
Compétences :
Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams)
Très bon niveau d'anglais et français requis
Capacités avancées en production de présentations professionnelles
Organisation exceptionnelle et gestion des priorités
Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles
Forte discrétion et sens de la confidentialité
Proactivité et capacité d'anticipation
Capacité à travailler sous pression avec fiabilité
Esprit d'équipe avec autonomie

Rahmenbedingungen

Pensum : 70%
Poste permanent
Lieu : région lausannoise

Benefits

Un poste permanent dans une entreprise bien établie
5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée
Une ambiance professionnelle et collaborative
La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations quotidiennes

Executive Assistant CIO & Office Manager 70%

Über den Job

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

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