Vollständige Verwaltung des Kalenders der Führungskraft, einschliesslich Terminplanung, Meetings, Reisen und Telefonkonferenzen
Überwachung der Aufgabenerledigung, Fristen und Prioritäten
Organisation und Koordination von Geschäftsreisen (Europa, Vereinigtes Königreich, USA und Afrika), einschliesslich der Begleitung der Führungskraft bei Bedarf
Betreuung persönlicher Angelegenheiten der Führungskraft sowie administrative Unterstützung im Alltag
Verwaltung der Garderobe und persönlicher Gegenstände sowie Koordination mit Reinigungen und anderen Dienstleistern
Überwachung und Beschaffung von Alltags- und persönlichen Bedarfsartikeln
Erinnerung an Medikamenteneinnahmen, Termine und Mahlzeiten
Schnelle und eigenständige Lösung organisatorischer und administrativer Anliegen
Sicherstellung der Einhaltung von Medikamenten- und Ernährungsplänen

Berufserfahrung als Personal Assistant oder Office Manager
Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
Fähigkeit, in einem dynamischen, verantwortungsvollen und multitaskingorientierten Arbeitsumfeld effizient zu arbeiten
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln
Hohes Mass an Diskretion, Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit
Sehr gute Deutsch- und Russischkenntnisse (mindestens Niveau B2–C1); weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
EU-Staatsbürgerschaft oder eine langfristige Aufenthaltsbewilligung in Europa ist aufgrund der häufigen internationalen Reisen von Vorteil

Unregelmässige Arbeitszeit sowie bei Bedarf Überstunden, abhängig von den Anforderungen der Führungskraft
Bereitschaft zu internationalen Reisen und zur Begleitung der Führungskraft, sofern erforderlich

Personal Assistant

Über den Job