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Direktionsassistent:in 60-80% – Bern | JobRevolt

Über den Job

Movetia ist die nationale Agentur für Austausch und Mobilität im Auftrag von Bund und Kantonen. Du bist die zentrale organisatorische und administrative Drehscheibe rund um die Direktion und arbeitest eng mit dem Direktor, Direktionsstab und Geschäftsleitung zusammen.

Aufgaben

Vorbereitung von Sitzungen, Terminen, Reisen und Veranstaltungen und Sicherstellung einer zuverlässigen Vor- und Nachbereitung
Überwachung von Pendenzen, Aufträgen und Fristen und Sicherstellung, dass nichts verloren geht
Vorausschauende Führung der Agenda des Direktors und Koordination interner und externer Termine, Verpflichtungen und Anfragen
Unterstützung bei Korrespondenz, Präsentationen, Unterlagen und Führungsdokumenten
Organisation und Begleitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Stiftungsrats, von Traktandierung über Sitzungsunterlagen und Protokolle bis zur Dokumentation und Nachverfolgung der Beschlüsse
Koordination ausgewählter Führungssitzungen mit externen institutionellen Partnern
Selbstständige Übernahme organisatorischer und administrativer Dossiers und Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Vorhaben und Projekten
Weiterentwicklung von Arbeits-, Informations- und Ablageprozessen rund um die Direktion sowie Optimierung und Digitalisierung der administrativen Arbeitsweise

Profil

Kaufmännische oder vergleichbare Grundausbildung mit relevanter Weiterbildung, idealerweise als Direktionsassistent:in, in Management oder Betriebswirtschaft, oder tertiärer Bildungsabschluss mit entsprechender Berufserfahrung
Mehrjährige Berufserfahrung in anspruchsvoller Assistenz-, Stabs- oder Koordinationsfunktion, idealerweise im Umfeld einer Geschäftsleitung oder Direktion
Erfahrung in der Organisation und Begleitung von Führungs- oder Leitungsgremien; Erfahrung in bildungsnahem, öffentlichem oder politiknahem Umfeld ist von Vorteil
Stilsichere mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch oder Französisch sowie sehr gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache; gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind ein Plus
Professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
Sehr sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und gutes Verständnis für effiziente digitale Arbeitsprozesse, Dokumentenmanagement und Informationsorganisation
Offenheit für neue digitale Werkzeuge – auch KI-gestützte Anwendungen – sinnvoll und verantwortungsbewusst einzusetzen

Rahmenbedingungen

Pensum: 60-80%
Ort: Bern
Kontakt: Fachspezialistin Human Resources (verfügbar über Online-Portal)

Benefits

Modernes und schön eingerichtetes Büro mitten in der Stadt Bern
Kostenlose Kaffee, Tee und frische Früchte im Social-Hub
Hybrides Arbeiten mit bis zu 2 Tagen Home Office pro Woche
Regelmässige Team-Events
Pauschalbeiträge für Handy und ÖV
Bezahlte Kurzpausen und Ausgleichstag für variable Feiertage auf Wochenende
Risikoprämien für BVG- und NBU-Versicherung (Pensionskasse und Nichtbetriebsunfälle) vollumfänglich durch Movetia getragen

Direktionsassistent:in 60-80%

Über den Job

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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