Secrétaire au Service de médecine de premier recours - 50%

• Assister le médecin chef de service et son assistante dans la gestion et l'organisation administrative du service dans les domaines cliniques, académiques et de recherches
• Organiser les séances et colloques en utilisant les agendas électroniques institutionnels
• Préparer, suivre et archiver les dossiers des projets de service, rédiger les comptes rendus de séance et coordonner le suivi des décisions
• Gérer autonomement les activités administratives : horaires (VRH), suivi et transmission des évaluations et engagements du personnel
• Assurer la gestion des facturations et remboursements pour les activités de recherche et formations
• Transmettre les congrès et colloques au corps médical
• Suivre le budget alloué au service et aux projets du chef de service
• Effectuer les tâches logistiques : commandes, rédaction de courriers, demandes d'engagement, remboursement ou formation
• Développer un lien de proximité avec les collaborateurs du service et assurer la continuité du secrétariat lors d'absences
• Faire preuve de proactivité et d'agilité dans les tâches découlant de la vie d'un secrétariat

Conditions cadre:

• Titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et d'un diplôme de secrétaire médical ou titre jugé équivalent
• Autonome avec expérience réussie dans un secrétariat polyvalent
• Parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit avec capacité avérée de rédaction
• Compréhension aisée de la terminologie médicale
• Maîtrise de l'anglais niveau B1 ou de l'allemand (réel atout)
• À l'aise en informatique avec niveau ECDL Advanced pour Word ou disposition à effectuer la formation
• Bon esprit d'équipe avec capacité à travailler en bureau partagé
• Capable de gérer les imprévus et les situations de stress de manière proactive
• Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
• Entrée en fonction: Dès que possible
• Nombre de postes: 1
• Taux d'activité: 50%
• Classe de fonction: 10 ou 11 (selon les prérequis)
• Contrat: CDI
• Lieu: Genève (Hôpitaux Universitaires de Genève)
• Contact: Mme S. Tankhimovitch, secrétaire du médecin-chef de service (email)
• Dossier de candidature requis: lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations, 2 derniers certificats de travail