HR & Executive Assistant

HR Administration:

Management Support:

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer deutschsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in vergleichbarer Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute Französischkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen

• Pensum: 80%-100%
• Eintritt: nach Vereinbarung
• Kontakt: Frau Bonanno, HR & Payroll Specialist, Helvetic Motion AG
• Direktbewerbungen willkommen; Bewerbungen von Personalvermittlern nur bei schriftlich vereinbarten Konditionen