Assistant administratif·ve polyvalent·e

Assistant·e administratif·ve polyvalent·e

Qui sommes-nous ? Chef Gourmet SA est un distributeur B2B de produits de boulangerie, viennoiserie, pâtisserie et confiserie haut de gamme pour l’hôtellerie et la restauration en Suisse : hôtels 3 à 5 étoiles, restaurants et institutions. Entreprise certifiée B Corp, nous plaçons l’impact social et environnemental au cœur de nos décisions. Pour renforcer notre équipe d’une quinzaine de personnes basée à Cousset, nous recherchons un·e : Assistant·e administratif·ve polyvalent·e – ADV & Administratif Votre mission :

Vos responsabilités Administration des ventes / Service clients (70 %)

Appui au pôle Administratif (30 %)

• Assistant·e administratif·ve polyvalent·e
• Au sein d’une petite équipe, vous assurez la continuité des opérations administratives et soutenez au quotidien les responsables de l’administration des ventes (ADV) et du pôle administratif.
• Votre temps se répartit à environ 70 % pour l’ADV et 30 % pour l’appui administratif.
• Prise de commandes par téléphone, site internet ou e-mail, dans le respect des procédures et des délais
• Mise à jour de la base de données clients : coordonnées, archivage, suivi des clients inactifs ou VIP
• Transmission à l’équipe des informations sur les DLC courtes et les ruptures de stock
• Préparation des bons de livraison et des confirmations de commande, contrôle des quantités et des prix
• Gestion des notifications clients : accusés de réception, relances simples, suivi des commandes en cours
• Mise à disposition de rapports simples pour le suivi des commandes et des stocks
• Classement et archivage des documents clients (contrats, commandes, correspondance)
• Saisie et vérification des factures fournisseurs, rapprochement avec les bons de commande, relances
• Préparation et organisation des dossiers administratifs : numérisation, dossiers clients/fournisseurs, classement
• Mise à jour de la documentation interne et suivi documentaire de la conformité B Corp
• Soutien à la préparation de rapports financiers, tableaux de suivi des dépenses et indicateurs mensuels
• Participation à l’optimisation des processus internes.
• Assistance ponctuelle : notes de frais, suivi des avances et encaissements, pièces justificatives.