Assistenz der Geschäftsführung und Office Assistant (w/m/d)

Horváth & Partner AG

ZürichFestanstellungVeröffentlicht 8.9.2026

Über den Job

Als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung und Office Assistant bist du die erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen, hältst der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei und gestaltest das Office als einladende und professionelle Begegnungszone.

Aufgaben

Koordination und Organisation von Meetings (Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung, professionelle Mailbox-Betreuung)
Unterstützung der Geschäftsführung zuverlässig und diskret im Tagesgeschäft
Priorisierung von Aufgaben und Sicherung reibungsloser Abläufe
Verwaltung des Themenspeichers
Eigenständige Vorbereitung von Präsentationen von der ersten Agenda bis zum finalen Dokument
Zusammenarbeit mit Business Partnern aus HR, Finance und Marketing
Umsetzung von strategischen Massnahmen
Koordination des Jahresplans für interne Initiativen
Aufbereitung von Unterlagen für Strategiemeetings
Gewährleistung der benötigten Büroausstattung und funktionierenden Infrastruktur
Koordination von externen Dienstleistern (Facility Management, Circle Community, Flughafenservice)

Profil

Teamplayer mit hoher Dienstleistungsorientierung
Starke Kommunikationsfähigkeiten
Erfahrung im Office Management
Engagement und selbständige, strukturierte Arbeitsweise
Organisationsvermögen
Gelassenheit in hektischen Situationen
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Sehr gute PowerPoint und Excel Kenntnisse
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Mindestens 8-10 Jahre Erfahrung in Assistenz und/oder Unterstützung von Führungspersonen im Professional Services Bereich

Skills

Geschäftsführungs-AssistenzTerminverwaltung und KoordinationPräsentationserstellungMeeting-OrganisationDokumentenverwaltungHR/Finance/Marketing-Koordination

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