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Executive Assistant 100% – Luzern | JobRevolt

Über den Job

Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsleitung, das Senior Management sowie ausgewählte Gremien in organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben. Du sorgst für effiziente Abläufe, behältst komplexe Themen und Prioritäten im Überblick und stellst eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Entscheidungen, Sitzungen und Projekten sicher. In dieser Funktion agierst du als vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Anspruchsgruppen, denkst vorausschauend und förderst klare, transparente Kommunikation sowie bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Aufgaben

Organisation, Koordination und administrative Begleitung von Meetings, Sitzungen und Gremien auf Geschäftsleitungs-, Senior Management- und Verwaltungsratsebene
Planung und Verwaltung wiederkehrender Meeting- und Gremienzyklen
Erstellung von Protokollen, Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, Analysen und Managementunterlagen
Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Massnahmen aus Meetings, Projekten und Gremien
Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements bei organisatorischen, administrativen und bereichsübergreifenden Aufgabenstellungen
Unterstützung ausgewählter Führungskräfte im Korrespondenz- und E-Mail-Management sowie selbständige Vorbereitung und Bearbeitung anspruchsvoller Kommunikationsthemen in deren Auftrag
Unterstützung der Geschäftsleitung und des Senior Managements in der internen und externen Kommunikation, einschliesslich Aufbereitung komplexer Themenstellungen, Verfassen von Korrespondenz, Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses sowie Kommunikation im Namen von Führungskräften gegenüber Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Anspruchsgruppen
Mitwirkung bei der Entwicklung und Erstellung von Richtlinien, Organisationsunterlagen, Vorlagen, Präsentationen und Dokumentationen
Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, organisatorischen Initiativen und Veränderungsvorhaben
Mitarbeit bei Compliance-, Audit-, Governance- und Dokumentationsthemen
Organisation und administrative Begleitung von Workshops, Managementveranstaltungen und internen Anlässen

Profil

Weiterbildung im Bereich Organisation, Assistenz, Office Management, Projektkoordination oder Betriebswirtschaft
Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, im Office Management
Sehr versierter Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Word) sowie hohe digitale Affinität; erste Erfahrungen im Einsatz von KI-gestützten Arbeitsmitteln sind von Vorteil
Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, Managemententscheide, Strategien und komplexe Sachverhalte adressatengerecht aufzubereiten und für unterschiedliche Anspruchsgruppen verständlich zu vermitteln
Erfahrung in der Organisation und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen, Projekten oder Gremien
Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Hohe Eigeninitiative sowie eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Organisationsgeschick kombiniert mit einer hohen Dienstleistungs- und Serviceorientierung
Vernetztes Denken sowie sehr gute Priorisierungs-, Planungs- und Koordinationsfähigkeiten
Professionelles Auftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
Flexibilität, Hands-on-Mentalität und Freude daran, in einem dynamischen Umfeld unterschiedlichste Themen parallel zu begleiten

Rahmenbedingungen

100% Pensum
Ort: Maihofstrasse 102, 6006 Luzern
Kontakt: Gübelin AG

Benefits

Gübelin Pensionskasse
Dienstalterszulagen
Kostenlose Getränke
Attraktiver Ferienanspruch
Zusätzliche Brückentage

Executive Assistant 100%

Über den Job

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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