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Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100% – Entrydell SA | JobRevolt

Über den Job

Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung des Teams wird eine engagierte und organisierte Person als Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (100%) gesucht – eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld.

Aufgaben

Office Management & Administration: Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des Büros
Erste Ansprechperson für interne und externe administrative Anliegen
Verwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und Lieferanten
Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und Beschaffungsmanagement
Organisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner Korrespondenz
Verwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung
Finanz- und Compliance-Administration: Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von Finanzunterlagen
Bearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen
Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/Accounting
Administrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen
Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen
Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern
Executive Assistance: Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen
Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen Dokumenten
Ansprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten
HR- und Mitarbeiter-Support: Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen
Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln
Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration
Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten
Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds

Profil

Ausbildung: Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR
Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil
Berufserfahrung: Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in
Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives
Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung
Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil
Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor
Fachliche Kompetenzen: Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement
Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen
Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen Dienstleistern
Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
Sprachkenntnisse: Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
Russischkenntnisse von Vorteil
Persönliche Kompetenzen: Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung
Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren
Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität
Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld
Besondere Anforderungen: Hohe Affinität zu Compliance-, Governance- und Dokumentationsanforderungen
Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei finanzrelevanten und administrativen Prozessen

Rahmenbedingungen

Pensum: 100% (Vollzeit)
Ort: Schweiz

Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100%

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