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Mitarbeiter/in Backoffice Research & Strategy Support 60-70% (a) – EMPA | JobRevolt

Über den Job

Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs mit rund 1'100 Mitarbeitenden, deren Leidenschaft Materialwissenschaft und Technologie ist. Der Research & Strategy Support unterstützt die Direktion in zentralen Fragestellungen rund um die Forschungsaktivitäten und arbeitet eng mit den Forschungsabteilungen zusammen. Das Aufgabenspektrum umfasst Forschungsförderung, Wissenschaftsreporting, Begleitung von Forschungsprojekten sowie die Mitgestaltung strategisch relevanter Initiativen.

Aufgaben

Erfassung und Bearbeitung von Projektgesuchen der Empa-Forschenden sowie Sicherstellung einer hohen Daten- und Dokumentenqualität in enger Zusammenarbeit mit den Antragstellenden
Organisation und administrative Unterstützung interner Förderausschreibungen – von der Entgegennahme der Gesuche über die Aufbereitung für die Evaluation bis zur Kommunikation der Förderentscheide
Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen und Workshops
Betreuung der zentralen Mailboxen und des Empa-Portals sowie Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Supports
Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Automatisierung administrativer Prozesse zur Effizienzsteigerung
Unterstützung bei der Einführung und Anwendung von KI-gestützten Lösungen und Automatisierungstools (z. B. Claude, Microsoft Copilot, Power Automate)

Profil

Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmatur oder Matura, allenfalls FH/HF Abschluss in Wirtschaft, Business Administration oder ähnlichen
Interesse an Forschung und Wissenschaftsmanagement
Praxiskenntnisse im Einsatz von KI-Anwendungen und digitalen Automatisierungslösungen oder grosse Motivation, sich in diesem Bereich weiterzuentwickeln
Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion und im Forschungs-, Hochschul- oder Innovationsumfeld ist von grossem Vorteil
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
Hohe Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Rahmenbedingungen

Pensum: 60-70%
Stelle zunächst auf ein Jahr befristet, mit Potential auf Verlängerung oder Festanstellung
Arbeitsort: Empa, Ueberlandstrasse 129, 8600 Dübendorf
«a» steht für «alle» – Kultur der Inklusion und des Respekts
Bewerbung: vollständige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen ausschliesslich über das Bewerbungsportal (keine Bewerbungen per E-Mail oder Post, keine Agenturen)
Kontakt HR: Patricia Nitzsche, Stv. Leiterin Human Resources
Fragen: Dr. Björn Niesen, Leiter Research and Strategy Support

Benefits

Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Strategie und Innovation
Dynamisches, internationales Forschungsumfeld mit Einblicken in die vielfältigen Forschungsaktivitäten der Empa
Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung moderner Arbeitsprozesse mitzuwirken und den Einsatz von KI-gestützten Lösungen mitzugestalten
Kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
Kultur, die Eigeninitiative, Ideenreichtum und persönliche Weiterentwicklung fördert
Innovative, nachhaltige, sinnstiftende Tätigkeiten
Mehrwert schaffen für die Gesellschaft
Internationale, multikulturelle Arbeitswelt

Mitarbeiter/in Backoffice Research & Strategy Support 60-70% (a)

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