Assistant Administratif Comptable et Import-Export

Missions liées à l'import-export :

Missions liées à l'administration (polyvalence occasionnelle) :

• Gestion administrative : préparer et classer les dossiers d'import/export, vérifier les documents (factures, certificats, e-dec)
• Préparation documentaire : élaborer les documents douaniers, formulaires réglementaires
• Suivi des commandes : assurer la liaison entre fournisseurs étrangers, transporteurs et clients
• Organisation logistique : préparer les colis, coordonner les transports et optimiser les coûts et les délais
• Application des procédures douanières : respecter les réglementations douanières et commerciales
• Reporting et communication interne : assurer le suivi d'activité et la coordination entre services
• Accueil et information : réception, orientation et service de boissons pour les visiteurs, traitement des appels et gestion des courriels
• Commandes diverses (économats, boissons)
• Prise de contact et suivi des dossiers avec les différents organismes (Régie) et services de maintenance (électricité)
• Réservations des billets d'avion et hôtels pour la direction
• Gestion des documents et courriers : saisie, classement, archivage et transmission des documents administratifs
• Soutien aux services internes : assistance aux autres services (RH, comptabilité, direction, opérations), suivi des dossiers et mise à jour des bases de données
• Planification et organisation : gestion des agendas, prise de rendez-vous et organisation et planification des réunions
• Traitement des demandes et suivi administratif : rédaction de courriers, mise à jour de fichiers et gestion des fournitures de bureau
• Communication efficace avec les autres membres du personnel, ainsi qu'avec les clients et les visiteurs

• Rigueur dans l'exécution des tâches, sens de l'organisation et gestion des priorités
• Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, travail en équipe, goût pour la polyvalence
• Fiabilité, discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées
• Adaptabilité et capacité d'évolution (ce poste est amené à évoluer)
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique)
• Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais ; la maîtrise d'une autre langue est un atout
• Une première expérience dans un poste similaire serait appréciée
• Connaissance du programme GIT/Winner serait un plus

• Taux d'activité : 100%
• Lieu : Genève