Secrétaire / assistante ou assistant de la responsable de l’unité d’investigations anesthésiologies et du responsable de l’unité pédiatrique du Service d’anesthésie – 80 %

Conditions cadre:

• Assurer de façon autonome le secrétariat auprès des directions des deux unités dans tous les domaines relevant de leurs activités hospitalières, académiques et institutionnelles, avec prises de décision selon délégation de pouvoirs, après examen des dossiers
• Gérer et organiser l'agenda des deux médecins responsables d'unité, filtrer les sollicitations et assurer l'interface avec les interlocutrices et interlocuteurs internes et externes (département, faculté, et partenaires)
• Réaliser les demandes de formation, congrès, etc., organiser les déplacements et effectuer les demandes de remboursements des frais y relatives, effectuer les demandes d'accès pour l'ensemble des médecins cadres des deux unités
• Contribuer à la saisie et au suivi des éléments dans l'outil VRH des 2 équipes, à l'accueil administratif des nouveaux collaborateurs et collaboratrices (infirmières de recherche, doctorantes et doctorants, stagiaires) et à la préparation des dossiers d'engagement
• Appuyer la gestion administrative des comptes hospitaliers (HUG) et facultaires (UNIGE): pièces justificatives, notes de frais, engagements, suivi des échéances et des clôtures, en lien avec la comptabilité des deux institutions
• Soutenir administrativement les responsables d'unités dans le processus de recrutement du nouveau personnel et gérer les horaires et absences du personnel (hospitalo-universitaire) sur les applications institutionnelles de gestion du temps
• Organiser les séances d'équipe de l'unité, les comités stratégiques, les séances de projets, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Contribuer à la vie administrative des projets de recherche (conventions, circulation des signatures, classement du dossier administratif, soutenances et réunions)
• Maintenir à jour l'intranet et les pages web de l'unité, la liste des projets soutenus tant cliniques que facultaires, ainsi que les listes de diffusion et l'organigramme
• Rédiger et mettre en page courriers, notes, rapports d'activité et financier et présentations
• Assurer la continuité du secrétariat en l'absence de la direction
• Taux d'emploi: 80%
• Lieu: Genève, Hôpitaux Universitaires de Genève
• Réf: 2586573