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Über den Job

Unser Kunde ist ein bedeutendes Unternehmen in der FM Branche. Sie sichern die reibungslose und effiziente Abwicklung sämtlicher Aufträge und Anfragen über ServiceChannel sowie die Personaladministration des Teams.

Aufgaben

Erfassung und Qualifizierung sämtlicher Tickets in ServiceChannel unter Berücksichtigung des Standorts, der betroffenen Anlage und der Prioritätsstufe P1–P7
Zeitnahe Zuweisung der Aufträge an das zuständige Einsatzgebiet und Sicherstellung einer effizienten Einsatzplanung
Kontrolle des ordnungsgemässen Ticketabschlusses anhand erforderlicher Angaben, Arbeitszeiten, Fotos, Materialbelege und Unterschriften
Sicherstellung des telefonischen Pikettdienstes erster Stufe ausserhalb der regulären Arbeitszeiten
Betreuung der Filialleiter/innen in der jeweiligen Sprache
Unverzügliche Eskalation von P1-Störungen an den Account Director
Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung auf Basis vollständig dokumentierter Tickets
Verwaltung von Offerten, Freigaben, Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen
Eröffnung, Erstellung und Pflege administrativer und elektronischer Personaldossiers
Überwachung von Arbeitsbewilligungen und erforderlichen Personaldokumenten
Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Vertragsnachträgen
Sicherstellung erforderlicher Meldungen zu AHV, Arbeitsbewilligungen und Quellensteuer
Organisation und administrative Begleitung des Eintritts neuer Mitarbeitender
Monatliche Kontrolle der erfassten Arbeitsstunden pro Filiale und Mitarbeitendem
Überprüfung und Abstimmung von Zeiterfassungen, Einsatzplänen und Pikettzeiten
Erfassung und Kontrolle von Lohndaten sowie Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung
Durchführung monatlicher Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen vor Lohnfreigabe
Koordination mit Ausgleichskassen und Versicherungen
Administrative Bearbeitung von Abwesenheiten und Sozialversicherungsfällen
Erstellung von HR-Auswertungen und Personalreportings

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit eidgenössischem Fähigkeitszeugnis (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation
Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Personaladministration
Berufserfahrung in der Buchhaltung oder Rechnungsstellung
Erfahrung in operativer Koordination
Deutsch, Französisch und Italienisch zwingend erforderlich
Englischkenntnisse für das Reporting von Vorteil

Rahmenbedingungen

Pensum: 100%
Dreisprachig (Deutsch, Französisch, Italienisch)

FM - Office Manager/In - 100% - m/w/d – Zürich | JobRevolt

FM - Office Manager/In - 100% - m/w/d

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Skills

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