Office Management and Administrative Assistant

• Tagesgeschäft der DCR-Direktion inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
• Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen
• Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (Anträge, Verträge, Berichte)
• Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
• Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie Reporting zu Departementsinitiativen
• Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
• Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation sowie bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien (Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage, Videos)
• Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
• Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden
• Koordination operativer Prozesse
• Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
• Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
• Büroorganisation und Tagesgeschäft (Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
• Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR inkl. Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
• Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
• Interesse an klinischer Forschung
• Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)

• Pensum: 80-100%
• Arbeitsverhältnis: befristet
• Arbeitsbeginn: So bald wie möglich oder nach Vereinbarung
• Arbeitsort: Department of Clinical Research (DCR), Universität Bern, Bern
• Vollständige Präsenz vor Ort erforderlich

Bewerbung:

• Dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
• Zentrale Lage im Herzen von Bern
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit
• Gesunde Unternehmenskultur und gutes Arbeitsklima
• Einblicke in innovative klinische Forschung
• Mitarbeit an bedeutenden, zukunftsgerichteten Projekten
• Internationales Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den Richtlinien der Universität Bern
• Bitte senden Sie Ihre vollständige Bewerbung in einem PDF per E-Mail
• Kontakt für Fragen zur Stelle: E-Mail schreiben oder Tel
• Kontakt für Fragen zur Bewerbung: Carla Ungerer (E-Mail schreiben)