HR & Executive Assistant (80%-100%)

Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee

KlotenFestanstellungVeröffentlicht 21.9.2026

Über den Job

Wir suchen eine erfahrene, selbständige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit fundierter HR-Erfahrung, hoher Zahlenaffinität und ausgeprägtem Organisationstalent. Du übernimmst zentrale Aufgaben in der HR-Administration und unterstützt die Geschäftsleitung bei administrativen, vertraglichen, rechtlichen und behördlichen Themen. Die Position bietet einen breiten Einblick in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und viel Eigenverantwortung.

Aufgaben

Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie Zeiterfassung
Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
Administratives Bewerbermanagement
Unterstützung insbesondere französischsprachiger Mitarbeitender
Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung von HR-Prozessen
Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung
Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
Spesen- und Kreditkartenadministration
Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
Weiterbildung im HR-Bereich (z.B. HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder vergleichbar)
Mehrjährige praktische Berufserfahrung in HR-Administration und idealerweise in Payroll-Abwicklung
Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder vergleichbare Funktion von Vorteil
Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und gutes Verständnis für Zusammenhänge
Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und Qualitätsanspruch
Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
Gute Deutschkenntnisse, sehr gute Französischkenntnisse, gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen

Rahmenbedingungen

Pensum: 80%-100%
Eintritt: Nach Vereinbarung
Helvetic Motion AG akzeptiert nur Direktbewerbungen und Bewerbungen von Personaldienstleistern, mit denen Konditionen schriftlich vereinbart wurden

Skills

HR-AdministrationArbeitsvertragserstellungPersonalstammdaten-VerwaltungZeiterfassungPayroll-BearbeitungBewerbermanagementSozialversicherungenZahlenaffinität

HR & Executive Assistant (80%-100%)

Über den Job

Über den Job

Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Skills

Weitere offene Stellen