Hotel Operations Administrative Coordinator - Dienstsitz: Berlin, Hamburg, Deutscher Telearbeitsvertrag oder Zug

sea chefs Human Resources Services GmbH

ZugFestanstellungVeröffentlicht 7.7.2026

Über den Job

sea chefs ist ein international führender Partner von Reedereien und Reiseveranstaltenden in der Kreuzfahrtbranche und als Dienstleister im Full-Service Hospitality Management tätig, u.a. für Hotel-, Gastronomie-, SPA- sowie Crew-Management an Bord von Hochsee- und Flusskreuzfahrtschiffen im Premium-, Luxus- und Expeditionssegment. Als Hotel Operations Administrative Coordinator (w/m/d) unterstützen Sie den Vice President Hotel Operations Mein Schiff Fleet unmittelbar bei sämtlichen organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen den Hotel Operations Teams an Bord, den Fachbereichen an Land sowie externen Ansprechpartnern.

Aufgaben

Organisatorische und administrative Unterstützung des Vice President Hotel Operations Mein Schiff Fleet im operativen Tagesgeschäft
Organisation, Priorisierung und Koordination des Kalenders sowie Terminmanagement
Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reports, Statistiken und Entscheidungsvorlagen
Koordination und Begleitung des Onboardings neuer Traveller sowie Vorbereitung und Durchführung von Pre-Departure- und Pre-Embarkation-Briefings für Führungskräfte an Bord
Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen an Land sowie den Hotel Operations Teams an Bord
Unterstützung und Koordination bereichsübergreifender Projekte sowie Mitwirkung bei der Einführung neuer digitaler Anwendungen und Prozesse
Organisation von Dienstreisen einschließlich Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
Proaktive Optimierung administrativer Abläufe und Prozesse
Gelegentliche nationale und internationale Dienstreisen, einschließlich der Begleitung des Vice President bei Schiffsbesuchen, Meetings und Veranstaltungen

Profil

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsbereich; idealerweise in einem internationalen Umfeld sowie in der Hotel-, Tourismus- oder Kreuzfahrtbranche
Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Souveränes Auftreten, Durchsetzungsvermögen sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen professionell, lösungsorientiert und mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl zu handeln
Hohes Maß an Eigeninitiative, Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld stets den Überblick zu behalten
Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten
Hohe Dienstleistungs- und Serviceorientierung
Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Allgemeinbildung sowie ein verbindliches und professionelles Auftreten
Flexibilität sowie Bereitschaft zu gelegentlichen nationalen und internationalen Dienstreisen

Rahmenbedingungen

Dienstsitz: Berlin, Hamburg, Deutscher Telearbeitsvertrag oder Zug (Schweiz)
Kontakt: Mareike Schiwek, Recruiting-Team (E-Mail schreiben)
Bewerbung ausschließlich online

Benefits

Internationales Arbeitsumfeld
Weiterbildungen & Trainings
BAV mit Arbeitgeber-Zuschuss
ÖPNV-Zuschuss
Team- & Firmen-Events
Flexitage möglich
Dienstfahrrad
Pluxee Prepaid-Card

Skills

TerminmanagementProtokollführungMeetingorganisationAssistenz GeschäftsleitungSchnittstellenkoordinationMS OfficeDeutschEnglisch

Hotel Operations Administrative Coordinator - Dienstsitz: Berlin, Hamburg, Deutscher Telearbeitsvertrag oder Zug

Über den Job

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Benefits

Skills

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