Ab August 2026 oder nach Vereinbarung suchen wir eine Executive Assistant zur umfassenden Unterstützung des Executive Managements.
Aufgaben
Umfassende administrative Unterstützung des Executive Managements, inklusive Kalenderverwaltung, Reisekoordination, Meeting-Planung und Priorisierung von Aktivitäten
Primärer Kontakt zwischen dem Executive Management und internen sowie externen Stakeholdern (Kunden, Mitarbeitende, Geschäftspartner), Management von Kommunikation, Korrespondenz, Anfragen und Follow-up-Aktionen
Vorbereitung, Verwaltung und Pflege vertraulicher Dokumente, Präsentationen, Berichte und Board-Meeting-Unterlagen, inklusive Agenda-Vorbereitung, Protokollführung und Verteilung relevanter Informationen
Koordination von Terminen, Genehmigungen, Unterschriften und Dokumentation für Board-Mitglieder, mit effizienter Administration und zeitgerechtem Follow-up
Unterstützung bei Planung und Koordination von Projekten und strategischen Initiativen, Überwachung von Zeitplänen und Deliverables, proaktive Klärung von Terminkonflikten und operativen Themen
Planung, Organisation und Durchführung wiederkehrender Firmenanlässe wie Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Off-sites und Teamevents; primäre Ansprechperson für externe Dienstleister, Caterer, Locations und Drittanbieter
Unterstützung im Office Management in Koordination mit dem bestehenden Team: Empfang von Gästen, Vorbereitung von Meeting-Räumen, Verwaltung von Büromaterial, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Koordination von Erfrischungen und Snacks
Diverse Ad-hoc-Aufgaben im administrativen und operativen Bereich
Profil
Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle als Executive Assistant, Personal Assistant oder im Office Management
Deutsch als Muttersprache und sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen von Vorteil
Ausgeprägte Serviceorientierung mit professionellem, kundenorientiertem Mindset und exzellenten zwischenmenschlichen Fähigkeiten
Proaktive, hands-on und lösungsorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, Bedürfnisse zu antizipieren, vorauszudenken und selbstständig zu handeln
Hohe Organisationsfähigkeit, Detailgenauigkeit und Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu managen
Freude daran, als zentrale Anlaufstelle zu agieren und starke Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen
Diskret, vertrauenswürdig und im Umgang mit vertraulichen Informationen auf höchstem professionellem Niveau
Hohe Servicementalität mit guten Umgangsformen und professionellem Auftreten
Fortgeschrittene MS-Office-Kenntnisse und ausgeprägte digitale Affinität
Wertvolles Teammitglied, das Menschen zusammenbringt und zu einem motivierenden, kollaborativen Arbeitsumfeld beiträgt
Sorgt durch starke organisatorische Fähigkeiten und proaktiven Ansatz für einen reibungslosen Tagesablauf
Unterstützt das Team mit serviceorientiertem Mindset und fördert eine positive Unternehmenskultur
Trägt aktiv zu einem einladenden, unterstützenden und angenehmen Arbeitsplatz für alle bei
