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Assistenz Geschäftsführung (30-50%) – Zürich | JobRevolt

Über den Job

Ergotherapiepraxis für Kinder und Jugendliche in Zürich-Oerlikon mit rund zehn Therapeutinnen. Diese Stelle ist deine Schnittstelle zwischen Kindern, Familien, Therapeutinnen und Geschäftsleitung — du hältst die Fäden zusammen und entlastest die Geschäftsführung in den täglichen Aufgaben.

Aufgaben

Verordnungsmanagement: Führung laufender ärztlicher Verordnungen, Überwachung von Laufzeiten und Verlängerungen
Stundenplanung: Planung von Erstterminen, Verwaltung von Absagen und Verschiebungen, Abstimmung mit Therapeutinnen
Termine koordinieren: Planung und administrative Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungsterminen
Erste Ansprechperson am Telefon und per Mail für Eltern, Kinderärztinnen, Schulen und Krankenversicherer
Wartelisten verwalten: Organisation, Priorisierung und Aktualisierung einschliesslich Gespräche mit Familien
Datenmanagement: Pflege von Klienten- und Falldaten mit hoher Genauigkeit
Praxisadministration: Post, Bestellungen, Ablage, Einkäufe und allgemeine Sekretariatsarbeiten
Bei HR-Erfahrung zusätzlich: Administrative HR-Assistenz (Onboarding-Koordination, Personalunterlagen, Mitarbeitergespräche)

Profil

Erfahrung als persönliche Assistenz oder in vergleichbarer Funktion nahe an Geschäftsführung
Idealerweise Erfahrung im HR-Bereich und Personalmanagement mit administrativem Schwerpunkt
Sehr gute Excel-Kenntnisse
Akribische Genauigkeit — Details entgehen dir nicht
Vernetztes und eigenständiges Denken: erfasst komplexe Zusammenhänge schnell
Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten (mündlich und schriftlich)
Fähigkeit für schwierige Gespräche — freundlich, aber bestimmt
Positive, wertschätzende Art im Umgang mit Kindern, Eltern und Team
Echte Freude am Umgang mit Kindern
Flexibilität für unvorhersehbare Aufgaben

Rahmenbedingungen

Pensum: 30-50% (30% verteilt auf 5 Vormittage, täglich 09:30 bis 12:00 Uhr, feste Zeiten; bei Personalmanagement-Erfahrung bis 50% möglich)
Arbeitsort: Zürich-Oerlikon, Bahnhof Oerlikon
Start: Per sofort oder nach Vereinbarung
Bewerbung an: prodimus

Benefits

Spannendes, vielseitiges Aufgabengebiet in dynamischem Umfeld
Motiviertes Team mit kollegialem Arbeitsklima
Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
Bis zu 27 Ferientage
Flexibilität und Selbstständigkeit im Arbeiten
Möglichkeit zur Innovation und Weiterentwicklung
Flache Hierarchien und Mitspracherecht
Familiäres Team und aussergewöhnliche Events
Moderne Praxis mit zentraler Lage

Assistenz Geschäftsführung (30-50%)

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Benefits

Skills

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