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Projektassistent*in Fortbildungen & Verbände 50–60% (m/w/d) – Zürich | JobRevolt

Über den Job

Sie unterstützen Projektteams bei der Organisation und Durchführung medizinischer Fortbildungen und Kongresse (Präsenz, hybrid oder virtuell) sowie fachspezifischer Verbandsprojekte und sichern reibungslose Abläufe im Hintergrund.

Aufgaben

Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings
Selbstständige Betreuung der Teilnehmendenadministration von der Anmeldung bis zur Nachbearbeitung, einschliesslich Registrierungen, Bestätigungen, Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Bearbeitung von Anfragen
Administrative Unterstützung bei der Referierendenbetreuung, Abstract- und Programmorganisation sowie bei der Ausstellerkommunikation
Pflege und Aktualisierung von Veranstaltungsinformationen auf Websites und in Drucksachen
Unterstützung beim Check-in sowie bei organisatorischen Aufgaben während Präsenz-, Hybrid- und Onlineveranstaltungen
Mitarbeit bei der Nachbearbeitung, insbesondere beim Versand von Teilnahmebestätigungen, Feedback-Umfragen und der Erstellung von Auswertungen
Termine für Konsensusmeetings & Expertengremien abstimmen, Einladungen und Unterlagen versenden, Teilnahmen verwalten
Entwürfe und Versionen von Empfehlungen & Publikationen verwalten, Rückmeldungen einholen, Fristen nachhalten, Texte und Referenzen formal prüfen
Mitarbeit bei Mitgliederumfragen, Newslettern, Förderprojekten: Daten erfassen, Texte aufbereiten, Projektdokumentation führen

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung
Erste Berufserfahrung im Verbands-, Event- oder Bildungsumfeld; Erfahrung im Gesundheitswesen und/oder in der Pharmaindustrie von Vorteil
Flexible, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Freude an wechselnden Projekten und Formaten
Organisationstalent, strukturierte und exakte Arbeitsweise, hohe Belastbarkeit in Peak-Phasen
Interesse an medizinisch-wissenschaftlichen Inhalten, rasche Auffassungsgabe
Deutsch verhandlungs- und stilsicher, Englisch gut bis stilsicher, Französisch von Vorteil
Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
Technische Affinität im Umgang mit digitalen Tools und virtuellen Veranstaltungsplattformen, Erfahrung mit Registrierungs- oder Webinar-Tools von Vorteil
Diskretion im Umgang mit Personendaten und vertraulichen Gremieninhalten
Bereitschaft zu Einsätzen vor Ort (ca. zweimal vor Ort)

Rahmenbedingungen

Pensum: 50–60%
Arbeitsort: Zürich, zentral und in Bahnhofsnähe
Bewerbung: Lebenslauf, Motivationsschreiben, Arbeitszeugnisse und Gehaltsvorstellungen per E-Mail

Benefits

Erstklassige Altersvorsorge dank überdurchschnittlicher Pensionskassenlösung
Attraktive Sozialversicherungen
Gleitende Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
Vielseitigkeit & Gestaltungsspielraum durch abwechslungsreiche Projekte, Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen
Top-Lage im Herzen von Zürich
Bequem erreichbar mit ÖV und Parkmöglichkeiten vor Ort
Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub

Projektassistent*in Fortbildungen & Verbände 50–60% (m/w/d)

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Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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