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Personal Assistant Family Office | 100 % Business, Household, Projects & LifeStyle – Zürich | JobRevolt

Über den Job

Unser Auftraggeber ist ein etabliertes Single-Family-Office mit Sitz in Zürich. Der Schwerpunkt liegt auf der Beteiligungs- und Vermögensverwaltung sowie der Unterstützung der Familie bei privaten Anliegen. Zusammen mit einer weiteren Person bilden Sie ein Assistenzduo, das den Support – mit Fokus auf ein Mitglied der Principal-Familie – im privaten wie im geschäftlichen Alltag sicherstellt.

Aufgaben

Vorausschauendes Termin- und Kalendermanagement; zuverlässige Nachverfolgung von Pendenzen und Fristen
Planung und Organisation von Reisen für die Familie, inklusive Flügen, Hotels, Visa, Transfers und Fahrerdisposition
E-Mail-Korrespondenz, Bearbeitung des WhatsApp-Group-Channels
Pflege und Aktualisierung des Kontaktnetzwerks in der Datenbank
Verwaltung und Ablage vertraulicher Unterlagen
Household-Management & Private Affairs
Führung des Hauspersonals inkl. Rekrutierung, professionelle Einführung neuer Mitarbeitender, Einsatz- und Ferienplanung, Überwachung des Haushaltsbudgets und der laufenden Ausgaben
Organisation privater Anlässe (sporadische Einsätze am Abend oder am Wochenende)
Verwaltung der Fahrzeuge, bspw. Planung von Wartungs- und Serviceterminen sowie allgemeine Administration
Persönliche Besorgungen, Einkauf von Geschenken
Abwicklung von Rücksendungen, Reklamationen, Kreditkartenabrechnungen und MwSt.-Rückforderungen sowie Klärung von Anliegen mit Behörden, Banken und externen Dienstleistern
Gelegentliche Fahrdienste innerhalb der Schweiz sowie gelegentliche Begleitung auf Reisen
Immobilienbetreuung & Projekte: Betreuung der Liegenschaften sowie der Umgebung, Steuerung von Instandhaltungsprojekten; Vertretung des Principals bei Versammlungen der Eigentümergemeinschaften
Koordination von Unterhaltsarbeiten; Einholen und Vergleichen von Offerten; Beauftragung von Handwerkern und Dienstleistern
Koordination von Wartungs- und Serviceterminen
Überwachung technischer Einrichtungen wie bspw. Smart-Home-, Sicherheits- und audiovisuelle Systeme
Rechnungsprüfung und Plausibilisierung
Organisation und Überwachung von Sonderprojekten, bspw. Inventarerfassungen, Organisation des Deko-Lagers

Profil

Bachelorabschluss an einer FH/Universität oder einer renommierten Hotelfachschule (z. B. EHL, SHL) oder eine vergleichbare Weiterbildung (CAS)
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem Family Office
Überblick auch bei hoher Komplexität; sichere Prioritätensetzung unter Zeitdruck oder bei kurzfristig sich ändernden Bedingungen
Selbständige, präzise Arbeitsweise und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein; erstklassiges Serviceverständnis
Souveränes, gewinnendes Auftreten und ausgeprägte Sozialkompetenz; Personalführung motivierend und mit natürlicher Autorität
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie den gängigen digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere im Kalender- und E-Mail-Management, in Excel sowie auf Reise-, Buchungs- und Premium-E-Commerce-Plattformen
Integrität und absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1/C2); Französischkenntnisse von Vorteil
Führerschein der Kat. B
Einwandfreier Strafregisterauszug sowie persönliche Referenzen
Ausgeprägte Hands-on-Mentalität, Eigeninitiative und Fähigkeit, rasch zwischen Themen zu «switchen»
Gelassenheit und sicheres Urteilsvermögen
Flexibilität auch ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten

Rahmenbedingungen

Pensum: 100 %
Stellenantritt: Oktober 2026
Arbeitsort: zwischen den Anwesen und dem Office in Zürich
Einsätze auch am Abend oder am Wochenende möglich
Online-Assessment sowie Referenzprüfung sind Bestandteile des Auswahlprozesses
Bewerbungsunterlagen chronologisch in einem PDF zusammengefasst (CV, Arbeitszeugnisse)

Benefits

Aussergewöhnliche Aufgabe mit Gestaltungsspielraum
Modernes Arbeitsumfeld
Engagiertes, sympathisches Team, das sich gegenseitig unterstützt

Personal Assistant Family Office | 100 % Business, Household, Projects & LifeStyle

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Aufgaben

Profil

Rahmenbedingungen

Benefits

Skills

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